Google Drive

Ανάλυση από Appcrazy

Αν χρειάζεσαι έναν πρακτικό τρόπο να κρατάς αρχεία διαθέσιμα από το κινητό, τον υπολογιστή και το tablet, το Google Drive είναι από τις πρώτες εφαρμογές που θα δοκίμαζα. Το χρησιμοποίησα ως καθημερινό χώρο για έγγραφα, φωτογραφίες, σαρώσεις και αρχεία που θέλω να βρίσκω γρήγορα, και η βασική του αξία είναι απλή: τα αρχεία μου δεν μένουν δεμένα σε μία μόνο συσκευή.

Πρόκειται για δωρεάν εφαρμογή παραγωγικότητας της Google LLC, με ηλικιακή σήμανση PEGI 3. Στο Play Store εμφανίζεται με μέση βαθμολογία 4,2 από περίπου 11 εκατομμύρια αξιολογήσεις και έχει ξεπεράσει τις 10 δισεκατομμύρια εγκαταστάσεις. Αυτή η τεράστια διάδοση δεν σημαίνει ότι είναι τέλεια για όλους, αλλά δείχνει πόσο εύκολα εντάσσεται σε διαφορετικές καθημερινές ροές εργασίας.

Πώς δουλεύει στην πράξη και πού ξεχωρίζει

Η πρώτη μου συμβουλή είναι να μη δεις το Drive σαν έναν απλό φάκελο όπου πετάς ό,τι δεν θέλεις να χάσεις. Αν το οργανώσεις από την αρχή, γίνεται ένας ήρεμος πίνακας ελέγχου για προσωπικά και επαγγελματικά αρχεία. Από την εφαρμογή μπορώ να περιηγηθώ στους φακέλους, να ανοίξω συνηθισμένα έγγραφα, να ανεβάσω νέο αρχείο και να κάνω αναζήτηση χωρίς να θυμάμαι ακριβώς πού το αποθήκευσα.

Η συνηθισμένη μου ροή ξεκινά με λίγους, καθαρούς φακέλους αντί για δεκάδες κατηγορίες. Για παράδειγμα, ένας φάκελος για προσωπικά έγγραφα, ένας για δουλειά και ένας για προσωρινά αρχεία είναι συχνά αρκετοί. Μέσα σε αυτούς χρησιμοποιώ ονόματα που περιγράφουν πραγματικά το περιεχόμενο, επειδή η αναζήτηση βοηθά πολύ, αλλά δεν διορθώνει πάντα ένα χαοτικό σύστημα ονοματοδοσίας.

Η μεταφόρτωση από το κινητό είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν λαμβάνω ένα PDF σε εφαρμογή μηνυμάτων ή όταν σκανάρω ένα χαρτί. Αντί να το αφήσω στον φάκελο λήψεων, το μεταφέρω αμέσως στο Drive και το τοποθετώ εκεί όπου θα το ψάξω αργότερα. Αυτό το μικρό βήμα μειώνει σημαντικά τον χρόνο που χάνεται σε ξεχασμένα αρχεία.

Ένα ρεαλιστικό παράδειγμα είναι η προετοιμασία ενός ταξιδιού. Κρατώ σε ξεχωριστό φάκελο τις κρατήσεις, τα εισιτήρια, έναν χάρτη και τις σημειώσεις μου. Στο κινητό μπορώ να ανοίξω τα ίδια αρχεία στον δρόμο, ενώ στον υπολογιστή τα τακτοποιώ πιο άνετα. Η αξία εδώ δεν είναι κάποια εντυπωσιακή λειτουργία, αλλά η συνέχεια ανάμεσα στις συσκευές.

Διαφημίσεις

Η αναζήτηση είναι πιο χρήσιμη όταν τη βοηθάς

Πολλοί χρησιμοποιούν το Drive σαν να χρειάζεται πάντα να θυμούνται τη διαδρομή κάθε φακέλου. Εγώ προτιμώ να αναζητώ με λέξεις που υπάρχουν στο όνομα ή στο περιεχόμενο του αρχείου και μετά να περιορίζω τα αποτελέσματα με τα διαθέσιμα φίλτρα. Αυτό είναι γρηγορότερο όταν ο λογαριασμός έχει συγκεντρώσει υλικό από χρόνια.

Η πιο πρακτική συνήθεια είναι να δίνω στα αρχεία ονόματα με σταθερό μοτίβο. Ένα έγγραφο με τίτλο που περιλαμβάνει θέμα και περίοδο εντοπίζεται πολύ ευκολότερα από ένα αρχείο που λέγεται απλώς «τελικό» ή «νέο». Αν συνεργάζομαι με άλλους, αποφεύγω επίσης ονόματα όπως «τελικό-τελικό», επειδή προκαλούν σύγχυση όταν δημιουργούνται νέες εκδόσεις.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Η εφαρμογή βολεύει και για γρήγορη προεπισκόπηση, ώστε να ελέγξω αν άνοιξα το σωστό αρχείο πριν το στείλω ή το μοιραστώ. Δεν χρειάζεται να κατεβάζω κάθε έγγραφο στη συσκευή μόνο και μόνο για να δω τι περιέχει. Αυτό εξοικονομεί χώρο και κρατά το κινητό πιο τακτοποιημένο.

Ρυθμίσεις που αξίζει να ελέγξεις από την αρχή

Το πρώτο σημείο που θα κοίταζα είναι η συμπεριφορά των ειδοποιήσεων. Σε έναν προσωπικό λογαριασμό μπορεί να θέλω να ενημερώνομαι όταν κάποιος μοιράζεται ένα αρχείο μαζί μου. Σε έναν λογαριασμό με πολλή συνεργασία, όμως, οι συνεχείς ειδοποιήσεις γίνονται θόρυβος. Ρυθμίζοντάς τες προσεκτικά, κρατώ μόνο ό,τι απαιτεί ενέργεια.

Μετά ελέγχω ποια αρχεία χρειάζομαι πραγματικά εκτός σύνδεσης. Η δυνατότητα αυτή είναι χρήσιμη σε αεροπλάνο, σε υπόγειο ή σε περιοχή με ασταθές δίκτυο, αλλά δεν θα την ενεργοποιούσα μαζικά χωρίς σκέψη. Τα τοπικά αντίγραφα καταλαμβάνουν χώρο και μπορεί να δημιουργήσουν λάθος αίσθηση ότι όλα τα αρχεία είναι διαθέσιμα οποιαδήποτε στιγμή.

Διαφημίσεις

Για σημαντικά έγγραφα, κάνω έναν απλό έλεγχο πριν φύγω από το Wi-Fi: ανοίγω το αρχείο και βεβαιώνομαι ότι είναι όντως διαθέσιμο εκτός σύνδεσης. Είναι μια μικρή αλλά ουσιαστική διαφορά ανάμεσα στο «το είχα δει κάποτε» και στο «μπορώ να το χρησιμοποιήσω τώρα». Ιδίως τα μεγάλα αρχεία χρειάζονται περισσότερη προσοχή.

Αξίζει επίσης να ελέγχεις τακτικά τη διαχείριση χώρου του λογαριασμού σου. Η δωρεάν χρήση είναι σημαντικό πλεονέκτημα, αλλά ο χώρος δεν είναι ανεξάντλητος. Μεγάλα βίντεο, παλιά αντίγραφα και αρχεία που έχουν μοιραστεί μαζί σου μπορούν να κάνουν την αποθήκευση δυσκολότερη. Η διαγραφή άχρηστων στοιχείων είναι καλύτερη από το να περιμένεις μέχρι να εμφανιστεί πρόβλημα την πιο ακατάλληλη στιγμή.

Αν χρειάζεσαι περισσότερο χώρο ή άλλες υπηρεσίες της Google, υπάρχουν αγορές εντός εφαρμογής που εμφανίζονται από 0,91 € έως 1.159,99 € όταν η χρέωση γίνεται μέσω του Play. Δεν θα προχωρούσα σε αναβάθμιση μόνο επειδή ο χώρος άρχισε να γεμίζει. Πρώτα θα έκανα εκκαθάριση και θα υπολόγιζα αν η χρήση μου είναι σταθερή ή περιστασιακή.

Συντομεύσεις και επαναλαμβανόμενες συνήθειες για πιο γρήγορη εργασία

Η μεγαλύτερη βελτίωση που είδα δεν ήρθε από κάποια κρυφή επιλογή, αλλά από την επανάληψη. Όταν ανοίγω συχνά τα ίδια αρχεία, τα κρατώ εύκολα προσβάσιμα αντί να τα αναζητώ κάθε φορά. Έτσι το Drive λειτουργεί περισσότερο σαν προσωπικός πίνακας εργασίας και λιγότερο σαν αποθήκη.

Χρησιμοποιώ επίσης την επιλογή για αρχεία χωρίς σύνδεση μόνο σε υλικό που χρειάζομαι πραγματικά: ένα πρόγραμμα, ένα έγγραφο που επεξεργάζομαι συχνά ή βασικές πληροφορίες ταξιδιού. Αυτή η επιλεκτική προσέγγιση είναι καλύτερη από το να κατεβάζω ολόκληρους φακέλους. Κρατά διαθέσιμα τα σημαντικά και αποφεύγει την άσκοπη κατανάλωση χώρου.

Διαφημίσεις

Ένα ακόμη χρήσιμο μοτίβο είναι ο φάκελος «εισερχόμενα». Εκεί βάζω προσωρινά αρχεία που δεν έχω ακόμη ταξινομήσει και τον αδειάζω σε συγκεκριμένη ημέρα. Είναι προτιμότερο από το να αφήνω τα πάντα στην αρχική προβολή, όπου σύντομα χάνεται η εικόνα. Η συνήθεια αυτή λειτουργεί ιδιαίτερα καλά για αποδείξεις, συνημμένα και πρόχειρα έγγραφα.

Όταν συνεργάζομαι, προσπαθώ να μοιράζομαι τον σωστό φάκελο ή αρχείο και όχι ολόκληρη τη δομή μου. Έτσι ο παραλήπτης βλέπει μόνο ό,τι χρειάζεται και εγώ περιορίζω τις πιθανότητες να γίνει λάθος. Πριν στείλω κάτι, ελέγχω ξανά το όνομα και το περιεχόμενο, επειδή η ταχύτητα χωρίς έλεγχο μπορεί να οδηγήσει σε λάθος έκδοση.

Στον υπολογιστή, το Drive είναι πιο αποτελεσματικό όταν το συνδυάζω με σταθερή οργάνωση τοπικών αρχείων και όχι όταν αντιμετωπίζω κάθε φάκελο ως προσωρινό κάδο. Στο κινητό, αντίθετα, το χρησιμοποιώ κυρίως για πρόσβαση, αναζήτηση, ανέβασμα και γρήγορο έλεγχο. Η ίδια εφαρμογή εξυπηρετεί διαφορετικό ρόλο ανά συσκευή, και αυτή η διάκριση κάνει τη χρήση πιο άνετη.

Πού εμφανίζονται οι περιορισμοί

Το Drive δεν είναι η καλύτερη επιλογή για όποιον θέλει εξειδικευμένη διαχείριση φωτογραφιών, επαγγελματικό σύστημα ψηφιακών στοιχείων ή πολύπλοκη διαχείριση έργων. Είναι εξαιρετικό ως κεντρικός χώρος αρχείων, αλλά δεν αντικαθιστά κάθε εφαρμογή που έχει σχεδιαστεί για συγκεκριμένο τύπο εργασίας.

Η συνεργασία είναι δυνατή, όμως χρειάζεται ανθρώπινη οργάνωση. Αν πολλά άτομα ανεβάζουν αρχεία χωρίς κοινή λογική, οι φάκελοι γεμίζουν γρήγορα με διπλότυπα και ασαφείς εκδόσεις. Το πρόβλημα τότε δεν είναι μόνο τεχνικό. Χρειάζεται συμφωνία για ονόματα, τοποθεσίες και το ποιο αρχείο θεωρείται ενεργό.

Διαφημίσεις

Η πρόσβαση από κινητό είναι βολική, αλλά δεν θα επέλεγα μικρή οθόνη για σοβαρή επεξεργασία μεγάλων εγγράφων ή για λεπτομερή τακτοποίηση εκατοντάδων αρχείων. Εκεί ο υπολογιστής παραμένει πιο άνετος. Το κινητό είναι ιδανικό για γρήγορες ενέργειες, όχι για κάθε εργασία.

Υπάρχει επίσης μια σημαντική διάκριση ανάμεσα στον συγχρονισμό και στο αντίγραφο ασφαλείας. Το ότι ένα αρχείο βρίσκεται στο Drive δεν σημαίνει ότι πρέπει να σταματήσεις κάθε άλλη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων για σημαντικά δεδομένα. Για οικογενειακές φωτογραφίες, επαγγελματικό υλικό ή κρίσιμα έγγραφα, θα κρατούσα μια πιο προσεκτική στρατηγική και δεν θα βασιζόμουν σε μία μόνο τοποθεσία.

Σε σύγκριση με υπηρεσίες που εστιάζουν αποκλειστικά στην απλότητα της αποθήκευσης, το Drive κερδίζει όταν χρησιμοποιείς ήδη εργαλεία της Google και θέλεις αρχεία, έγγραφα και συνεργασία στο ίδιο περιβάλλον. Αν όμως η προτεραιότητά σου είναι η απόλυτα απλή κοινή χρήση φακέλων ή ένα οικοσύστημα που δεν συνδέεται με υπηρεσίες Google, ίσως προτιμήσεις άλλη λύση. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το πώς εργάζεσαι, όχι μόνο από τον διαθέσιμο χώρο.

Για ποιον αξίζει και ποιος μάλλον θα το προσπεράσει

Θα το πρότεινα σε φοιτητές, εργαζομένους, οικογένειες και ελεύθερους επαγγελματίες που χρειάζονται πρόσβαση στα ίδια αρχεία από διαφορετικές συσκευές. Είναι επίσης χρήσιμο για όποιον θέλει να σταματήσει να στέλνει αρχεία στον εαυτό του με email ή να ψάχνει παλιές συνημμένες συνομιλίες.

Δεν θα το πρότεινα ως μοναδική λύση σε κάποιον που χρειάζεται πολύ εξειδικευμένο έλεγχο αρχείων, αυστηρή εταιρική διαχείριση ή ιδιαίτερα προηγμένη επεξεργασία πολυμέσων. Ούτε θα το πρότεινα σε χρήστη που δεν θέλει να οργανώνει καθόλου το περιεχόμενό του. Το Drive μπορεί να σου δώσει τάξη, αλλά δεν μπορεί να αποφασίσει μόνο του ποια αρχεία είναι σημαντικά.

Για έναν αρχάριο, η καλύτερη εκκίνηση είναι απλή: δημιούργησε λίγους βασικούς φακέλους, βάλε σωστά ονόματα στα καινούργια αρχεία και ενεργοποίησε εκτός σύνδεσης πρόσβαση μόνο σε όσα χρειάζεσαι συχνά. Μετά από λίγες ημέρες χρήσης, θα καταλάβεις ποια αρχεία πρέπει να βρίσκονται μπροστά και ποια μπορούν να μείνουν αρχειοθετημένα.

Για έναν πιο έμπειρο χρήστη, το κέρδος βρίσκεται στη συνέπεια. Η αναζήτηση, οι προσεκτικές ειδοποιήσεις, οι επιλεγμένες offline λήψεις και ένας φάκελος εισερχομένων δημιουργούν μια ροή που απαιτεί λιγότερα κλικ και λιγότερη σκέψη. Η πραγματική δύναμη του Drive φαίνεται όταν οι ρυθμίσεις υποστηρίζουν μια σταθερή συνήθεια, όχι όταν χρησιμοποιούνται τυχαία.

Η τελική μου εκτίμηση μετά την καθημερινή χρήση

Το Google Drive είναι μια ώριμη και ευέλικτη εφαρμογή για αποθήκευση και πρόσβαση σε αρχεία, ειδικά αν κινείσαι ήδη μέσα στο οικοσύστημα της Google. Μου αρέσει επειδή μπορώ να ξεκινήσω από το κινητό, να συνεχίσω στον υπολογιστή και να επιστρέψω στο ίδιο υλικό χωρίς περίπλοκη διαδικασία.

Η δωρεάν τιμή το κάνει εύκολο να το δοκιμάσεις, ενώ η ηλικιακή σήμανση PEGI 3 δείχνει ότι απευθύνεται σε πολύ ευρύ κοινό. Η εφαρμογή έχει κυκλοφορήσει από τις 27 Απρ 2011 και η σταθερή παρουσία της εξηγεί γιατί αποτελεί συχνή επιλογή για προσωπικά και επαγγελματικά αρχεία.

Η δική μου ετυμηγορία είναι θετική, με μία προϋπόθεση: μην περιμένεις από το Drive να οργανώσει τη ζωή σου χωρίς συμμετοχή. Αν υιοθετήσεις καθαρούς φακέλους, λογικά ονόματα, επιλεκτική offline πρόσβαση και έναν τακτικό έλεγχο χώρου, γίνεται πραγματικά αξιόπιστο στην καθημερινότητα. Αν θέλεις απλώς να αποθηκεύεις τα πάντα χωρίς κανένα σύστημα, τα ίδια πλεονεκτήματα μπορούν γρήγορα να χαθούν μέσα στην ακαταστασία.

Για τους περισσότερους χρήστες Android και iOS που χρειάζονται έναν κοινό, εύκολα προσβάσιμο χώρο αρχείων, θα το εγκαθιστούσα χωρίς δεύτερη σκέψη. Για πιο ειδικές ανάγκες, θα το έβλεπα ως ένα μέρος της συνολικής λύσης και όχι ως το μοναδικό εργαλείο.