Microsoft OneNote: Save Notes

Ανάλυση από Appcrazy

Αν θέλεις ένα ψηφιακό σημειωματάριο που να χωράει από μια γρήγορη ιδέα μέχρι ολόκληρη οργάνωση μαθημάτων, εργασιών και προσωπικών σχεδίων, το Microsoft OneNote είναι από τις εφαρμογές που αξίζει να δοκιμάσεις. Το χρησιμοποίησα ως εργαλείο παραγωγικότητας και η γενική μου εντύπωση είναι ξεκάθαρη: δεν προσπαθεί να είναι απλώς μια λίστα με μικρές σημειώσεις, αλλά ένας ευέλικτος χώρος όπου το κείμενο, οι εικόνες, οι λίστες και οι διαφορετικές ενότητες μπορούν να συνυπάρχουν.

Η προσέγγιση αυτή είναι και το μεγαλύτερο πλεονέκτημά του και η βασική του αδυναμία. Όταν έχεις πολλές πληροφορίες που θέλεις να κρατήσεις μαζί, η ελευθερία του είναι εξαιρετικά χρήσιμη. Όταν όμως χρειάζεσαι μόνο δύο γρήγορες υπενθυμίσεις και τίποτα περισσότερο, η δομή του μπορεί να σου φανεί πιο βαριά από μια απλή εφαρμογή σημειώσεων.

Ένα σημειωματάριο που προσαρμόζεται στον τρόπο που σκέφτεσαι

Η λογική του OneNote θυμίζει πραγματικό τετράδιο. Οι σημειώσεις οργανώνονται σε σημειωματάρια, ενότητες και σελίδες, οπότε μπορείς να ξεχωρίσεις, για παράδειγμα, τη δουλειά από τις προσωπικές υποχρεώσεις ή τα μαθήματα από τις ιδέες για ένα μελλοντικό project. Αυτή η ιεραρχία δεν είναι διακοσμητική. Με βοηθά να μην καταλήγουν όλα σε μία ατελείωτη λίστα που αργότερα δυσκολεύομαι να ψάξω.

Σε αντίθεση με μια αυστηρά γραμμική εφαρμογή, εδώ μπορώ να τοποθετήσω το περιεχόμενο με πιο ελεύθερο τρόπο. Μια σελίδα μπορεί να ξεκινά με έναν τίτλο, να συνεχίζει με λίστα εργασιών, να περιλαμβάνει εικόνα ή άλλο υλικό και να κλείνει με πρόχειρες σκέψεις. Αυτό είναι ιδιαίτερα πρακτικό όταν δεν έχω ακόμη αποφασίσει πώς θα οργανώσω μια ιδέα. Δεν χρειάζεται να σχεδιάσω από πριν τέλεια τη σημείωση.

Η εφαρμογή ανήκει στην κατηγορία της παραγωγικότητας και αναπτύσσεται από τη Microsoft Corporation. Διατίθεται δωρεάν, έχει ηλικιακή καταλληλότητα PEGI 3 και η παρουσία της σε Android και iOS την κάνει εύκολη επιλογή για όποιον αλλάζει συχνά συσκευή. Η έκδοση που εμφανίζεται σήμερα είναι η 16.0.19929.20122, ενώ η εφαρμογή κυκλοφόρησε στις 7 Φεβρουαρίου 2012. Η μακρόχρονη παρουσία της εξηγεί γιατί έχει εξελιχθεί σε εργαλείο με περισσότερες δυνατότητες από ένα απλό μπλοκ σημειώσεων.

Πώς λειτουργεί στην καθημερινή χρήση

Ένα ρεαλιστικό σενάριο είναι η οργάνωση μιας εβδομάδας με πολλές διαφορετικές υποχρεώσεις. Θα μπορούσα να δημιουργήσω μια ενότητα για τη δουλειά, μία για το σπίτι και μία για ένα προσωπικό σχέδιο. Μέσα στη σελίδα της δουλειάς κρατώ τα θέματα μιας συνάντησης, κάτω από αυτά σημειώνω τις ενέργειες που πρέπει να κάνω και σε ξεχωριστό σημείο προσθέτω ιδέες που δεν θέλω να χάσω. Δεν χρειάζεται να ανοίγω διαφορετικές εφαρμογές για κάθε τύπο περιεχομένου.

Διαφημίσεις

Η δυνατότητα αναζήτησης είναι σημαντική σε αυτό το σενάριο. Όσο μεγαλώνει το αρχείο σου, η αξία του δεν βρίσκεται μόνο στο ότι αποθηκεύει σημειώσεις, αλλά στο ότι μπορείς να επιστρέψεις σε παλιές πληροφορίες χωρίς να θυμάσαι ακριβώς σε ποια σελίδα τις έγραψες. Για αυτό προτείνω να χρησιμοποιείς σαφείς τίτλους σελίδων και σταθερή ονοματολογία στις ενότητες. Η ελευθερία του OneNote λειτουργεί καλύτερα όταν της δίνεις λίγους προσωπικούς κανόνες.

Ένα χρήσιμο τέχνασμα είναι να κρατάς ξεχωριστή σελίδα για υλικό που δεν έχεις ακόμη ταξινομήσει. Αν προσπαθείς να βάζεις κάθε νέα ιδέα αμέσως στη σωστή θέση, η καταγραφή γίνεται πιο αργή και χάνεις το αυθόρμητο της στιγμής. Αντίθετα, μια προσωρινή σελίδα εισερχομένων μπορεί να λειτουργήσει σαν πρόχειρο σημειωματάριο. Μία φορά την εβδομάδα τη διαβάζεις και μεταφέρεις ό,τι αξίζει στις σωστές ενότητες.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Γιατί είναι πιο δυνατό από μια συνηθισμένη εφαρμογή σημειώσεων

Το βασικό του πλεονέκτημα είναι ότι δεν περιορίζει τη σκέψη σου σε ένα μόνο είδος καταχώρισης. Μπορείς να γράψεις μια παράγραφο, να δημιουργήσεις λίστα, να κρατήσεις πληροφορίες για ένα θέμα και να τις επεκτείνεις αργότερα χωρίς να αλλάξεις εργαλείο. Για έναν φοιτητή, αυτό σημαίνει ότι μια σελίδα μπορεί να ξεκινήσει ως πρόχειρο μάθημα και να εξελιχθεί σε οργανωμένο υλικό επανάληψης. Για έναν επαγγελματία, μπορεί να γίνει αρχείο συναντήσεων και επόμενων βημάτων.

Εμένα με βοηθά ιδιαίτερα η διάκριση ανάμεσα σε ενότητες και σελίδες. Σε μια απλή εφαρμογή λίστας, οι σημειώσεις συχνά ανακατεύονται χρονικά. Εδώ μπορώ να οργανώσω ένα θέμα όχι μόνο με βάση το πότε το έγραψα, αλλά και με βάση το τι αφορά. Αυτό είναι πιο κοντά στον τρόπο με τον οποίο αναζητώ πληροφορίες όταν χρειάζομαι να ξαναβρώ κάτι μετά από καιρό.

Η εφαρμογή είναι επίσης κατάλληλη για σημειώσεις που δεν τελειώνουν σε μία συνεδρία. Ένα σχέδιο διακοπών, μια έρευνα αγοράς, ένα portfolio ή η προετοιμασία μιας παρουσίασης μπορούν να παραμένουν σε μία ενότητα και να εμπλουτίζονται σταδιακά. Δεν χρειάζεται να δημιουργείς κάθε φορά νέο αρχείο ή να μεταφέρεις αποσπασματικό υλικό από διαφορετικά σημεία.

Διαφημίσεις

Η μεγάλη αποδοχή του φαίνεται και από το ότι έχει ξεπεράσει το ένα δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις, ενώ ο μέσος όρος αξιολόγησης βρίσκεται στο 4,7 από περίπου ενάμισι εκατομμύριο αξιολογήσεις. Αυτά δεν αντικαθιστούν τη δική σου δοκιμή, αλλά δείχνουν ότι το μοντέλο του καλύπτει ένα πολύ ευρύ κοινό.

Μικρές πρακτικές που κάνουν μεγάλη διαφορά

Η πρώτη πρακτική που θα πρότεινα είναι να σχεδιάσεις τη δομή πριν μεταφέρεις όλο το αρχείο σου. Μην δημιουργήσεις δεκάδες ενότητες από την πρώτη ημέρα. Ξεκίνα με λίγες μεγάλες κατηγορίες και πρόσθεσε υποδιαίρεση μόνο όταν βλέπεις ότι πραγματικά χρειάζεται. Η υπερβολική οργάνωση μπορεί να γίνει παγίδα: περνάς περισσότερο χρόνο επιλέγοντας πού θα μπει μια σημείωση παρά γράφοντάς την.

Η δεύτερη είναι να χρησιμοποιείς τις σελίδες ως ζωντανά έγγραφα και όχι ως αποθήκη. Σε μια σελίδα συνάντησης, για παράδειγμα, κράτησε στην κορυφή τον σκοπό, στη μέση τις αποφάσεις και στο τέλος τα επόμενα βήματα. Όταν επιστρέψεις αργότερα, δεν θα χρειάζεται να διαβάσεις ολόκληρο το ιστορικό για να καταλάβεις τι πρέπει να γίνει. Αυτή η προσέγγιση μετατρέπει τη σημείωση σε εργαλείο δράσης.

Η τρίτη είναι να ξεχωρίζεις τις προσωρινές σκέψεις από το υλικό αναφοράς. Δεν χρειάζεται κάθε πρόχειρη φράση να αποκτήσει μόνιμη θέση σε μια προσεκτικά οργανωμένη ενότητα. Αν κρατάς τα πάντα για πάντα, η αναζήτηση γίνεται λιγότερο χρήσιμη και το αρχείο χάνει την καθαρότητά του. Η τακτική εκκαθάριση παλιών πρόχειρων σελίδων είναι εξίσου σημαντική με τη δημιουργία νέων.

Για εκπαιδευτική χρήση, θα το αξιοποιούσα με διαφορετική σελίδα για κάθε μάθημα ή κεφάλαιο και με ξεχωριστό σημείο για απορίες. Έτσι, όταν έρθει η ώρα της επανάληψης, δεν ξαναδιαβάζεις μηχανικά όλες τις σημειώσεις. Εστιάζεις στις ερωτήσεις που έμειναν ανοιχτές. Για επαγγελματική χρήση, θα κρατούσα σταθερό πρότυπο σελίδας για κάθε συνάντηση, ώστε να μη χάνονται οι αποφάσεις μέσα σε ελεύθερο κείμενο.

Διαφημίσεις

Η αδυναμία του: ελευθερία που χρειάζεται πειθαρχία

Το OneNote δεν είναι η καλύτερη επιλογή για όλους. Η ελεύθερη δομή του μπορεί να σε μπερδέψει αν προτιμάς μια εφαρμογή που σου επιβάλλει απλά πεδία, ημερομηνίες και έτοιμες ροές εργασίας. Αν ο στόχος σου είναι να προσθέτεις μια υπενθύμιση, να ορίζεις προθεσμία και να βλέπεις αμέσως τι εκκρεμεί, μια καθαρή εφαρμογή εργασιών πιθανόν να σου ταιριάξει περισσότερο.

Υπάρχει επίσης μια περίοδος προσαρμογής. Στην αρχή χρειάζεται να καταλάβεις τη διαφορά ανάμεσα σε σημειωματάριο, ενότητα και σελίδα, καθώς και να αποφασίσεις πώς θα οργανώνεις το προσωπικό σου αρχείο. Αυτή η διαδικασία δεν είναι δύσκολη, αλλά δεν είναι και αμελητέα. Όποιος θέλει κάτι εντελώς άμεσο μπορεί να απογοητευτεί αν ανοίξει την εφαρμογή περιμένοντας την απλότητα ενός λευκού πεδίου.

Η ελευθερία τοποθέτησης περιεχομένου έχει και πρακτικό κόστος: οι σελίδες μπορούν να γίνουν ανομοιόμορφες. Μία μπορεί να είναι τακτοποιημένη, ενώ η επόμενη να περιέχει διάσπαρτες σκέψεις, εικόνες και λίστες. Αυτό δεν είναι πρόβλημα για ένα προσωπικό πρόχειρο, αλλά γίνεται μειονέκτημα όταν θέλεις να μοιραστείς υλικό ή να το χρησιμοποιήσεις ως σταθερή αναφορά. Για αυτό χρειάζεται να αποφασίσεις από πριν ποιο επίπεδο τάξης απαιτεί κάθε σημειωματάριο.

Δεν θα το επέλεγα ως μοναδικό εργαλείο για απαιτητική διαχείριση έργων, λεπτομερή παρακολούθηση προθεσμιών ή αυστηρή ομαδική ροή εργασίας. Μπορεί να κρατήσει τις σημειώσεις γύρω από ένα project, όμως οι σημειώσεις δεν είναι το ίδιο με ένα σύστημα που παρακολουθεί υπευθύνους, στάδια και επαναλαμβανόμενες εργασίες. Εκεί μια εξειδικευμένη εφαρμογή είναι πιο καθαρή και πιο αποτελεσματική.

Ποιοι θα το εκτιμήσουν περισσότερο

Θα το πρότεινα σε φοιτητές, εκπαιδευτικούς, επαγγελματίες που κρατούν συχνά πρακτικά και ανθρώπους που δουλεύουν πάνω σε ιδέες με διάρκεια. Είναι ιδιαίτερα δυνατό όταν χρειάζεσαι χώρο για σύνδεση πληροφοριών και όχι μόνο για γρήγορη αποθήκευση. Αν κρατάς σημειώσεις από συναντήσεις, συγκεντρώνεις υλικό για μια εργασία ή θέλεις να έχεις προσωπικό αρχείο με λογική δομή, θα βρεις γρήγορα την αξία του.

Διαφημίσεις

Ταιριάζει επίσης σε χρήστες που θέλουν να ξεφύγουν από δεκάδες σκόρπιες σημειώσεις. Η δυνατότητα να χωρίζεις το περιεχόμενο σε θεματικές περιοχές δίνει καλύτερη εικόνα του αρχείου σου. Δεν χρειάζεται να είσαι ειδικός στην οργάνωση. Χρειάζεται μόνο να αποφασίσεις ποια θέματα θα παραμένουν χωριστά και ποια μπορούν να συνυπάρχουν.

Αντίθετα, θα πρότεινα να το προσπεράσεις αν γράφεις σχεδόν αποκλειστικά σύντομες υπενθυμίσεις ή αν θέλεις η εφαρμογή να σου παρουσιάζει αυτόματα ένα αυστηρό ημερήσιο πρόγραμμα. Για μια γρήγορη λίστα αγορών ή μια απλή υπενθύμιση, το OneNote μπορεί να είναι υπερβολή. Η ουσία του βρίσκεται στη συγκέντρωση και την ανάπτυξη υλικού, όχι στη διαχείριση ελάχιστων, ανεξάρτητων καταχωρίσεων.

Η δωρεάν διάθεση είναι σημαντικό πλεονέκτημα για όποιον θέλει να ξεκινήσει χωρίς οικονομικό εμπόδιο. Παράλληλα, η εφαρμογή έχει αξιολόγηση PEGI 3, άρα παρουσιάζεται ως κατάλληλη για γενικό κοινό. Η πραγματική χρησιμότητα, βέβαια, εξαρτάται περισσότερο από το αν ο τρόπος οργάνωσής της ταιριάζει στις ανάγκες σου παρά από την ηλικία σου.

Πώς στέκεται απέναντι στις εναλλακτικές

Σε σύγκριση με μια απλή εφαρμογή σημειώσεων, το OneNote κερδίζει όταν το περιεχόμενο μεγαλώνει και αποκτά σχέσεις. Δεν είναι τόσο άμεσο για μια μοναδική φράση, αλλά προσφέρει πολύ περισσότερο χώρο για κατηγοριοποίηση και εξέλιξη. Σε σύγκριση με εφαρμογές που βασίζονται κυρίως σε λίστες εργασιών, είναι καλύτερο για το σκεπτικό πίσω από μια εργασία, όχι απαραίτητα για την παρακολούθηση της προθεσμίας της.

Απέναντι σε ένα παραδοσιακό έγγραφο, έχει πιο φυσική λογική για προσωπικές σημειώσεις και θεματικά αρχεία. Δεν χρειάζεται να δημιουργείς ένα νέο αρχείο για κάθε μικρή ενότητα ενός project. Από την άλλη, αν θέλεις αυστηρά μορφοποιημένο έγγραφο με συγκεκριμένη διάταξη, ένα εργαλείο επεξεργασίας κειμένου πιθανόν να παραμένει καταλληλότερο.

Η δική μου συμβουλή είναι να μην το κρίνεις γράφοντας μόνο μία πρόταση. Φτιάξε ένα μικρό σημειωματάριο για κάτι που ήδη σε απασχολεί, όπως ένα μάθημα, μια μετακόμιση ή ένα σχέδιο εργασίας. Δημιούργησε λίγες ενότητες και χρησιμοποίησέ το για μερικές ημέρες. Μόνο τότε θα καταλάβεις αν η ελευθερία του σε βοηθά ή αν σε αναγκάζει να οργανώνεις περισσότερο από όσο θέλεις.

Η τελική μου άποψη

Το OneNote είναι ένα ώριμο και ευέλικτο εργαλείο παραγωγικότητας που ανταμείβει τον χρήστη ο οποίος θέλει να χτίσει ένα προσωπικό σύστημα σημειώσεων. Η δωρεάν πρόσβαση, η μεγάλη διάδοση και η δυνατότητα να κρατάς διαφορετικούς τύπους περιεχομένου σε οργανωμένες ενότητες το κάνουν πολύ δυνατό για σπουδές, εργασία και προσωπικά σχέδια.

Δεν είναι όμως μαγική λύση για κάθε είδος οργάνωσης. Χρειάζεται δική σου πειθαρχία, σωστή ονοματολογία και περιστασιακό καθάρισμα. Αν θέλεις μόνο απλές υπενθυμίσεις, υπάρχουν πιο γρήγορες επιλογές. Αν θέλεις ένα ευέλικτο ψηφιακό αρχείο για ιδέες, πληροφορίες και σχέδια που εξελίσσονται, εγώ θα το πρότεινα χωρίς δισταγμό.

Με περίπου ένα εκατομμύριο διακόσιες χιλιάδες κριτικές και πάνω από ένα δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις, έχει ήδη αποδείξει ότι καλύπτει ανάγκες πολύ διαφορετικών χρηστών. Η δική μου τελική σύσταση είναι απλή: δοκίμασέ το αν θέλεις οι σημειώσεις σου να έχουν δομή και συνέχεια. Αν ζητάς μόνο ταχύτητα και απόλυτη απλότητα, διάλεξε κάτι πιο περιορισμένο αλλά πιο άμεσο.