Microsoft Excel: Spreadsheets

Ανάλυση από Appcrazy

Το Microsoft Excel στο κινητό είναι από εκείνες τις εφαρμογές που φαίνονται απλές μέχρι να χρειαστεί να κάνεις κάτι πραγματικά πρακτικό: να διορθώσεις έναν προϋπολογισμό στο λεωφορείο, να ελέγξεις μια λίστα παραγγελιών ή να συνεργαστείς σε ένα φύλλο ενώ βρίσκεσαι μακριά από τον υπολογιστή. Το δοκίμασα ως εργαλείο παραγωγικότητας και η γενική μου εντύπωση είναι θετική, με μία βασική προϋπόθεση: να το αντιμετωπίζεις ως φορητό συνεργάτη του Excel και όχι ως πλήρη αντικαταστάτη της μεγάλης οθόνης.

Η εφαρμογή δημιουργήθηκε από τη Microsoft Corporation και διατίθεται δωρεάν. Έχει μέση βαθμολογία 4,8 από περίπου 8,4 εκατομμύρια αξιολογήσεις, ενώ έχει ξεπεράσει το ένα δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις. Αυτή η απήχηση δεν σημαίνει ότι ταιριάζει σε όλους, αλλά δείχνει πόσο καθιερωμένη είναι ως λύση για υπολογιστικά φύλλα σε Android και iOS.

Πού συνήθως κολλάει η καθημερινή χρήση

Το πρώτο σημείο τριβής είναι η ίδια η οθόνη του κινητού. Σε ένα μικρό τηλέφωνο, ένα φύλλο με πολλές στήλες γίνεται γρήγορα δύσκολο στην ανάγνωση. Η οριζόντια κύλιση, το ζουμ και η επιλογή του σωστού κελιού απαιτούν περισσότερη ακρίβεια από ό,τι στον υπολογιστή. Για μια γρήγορη αλλαγή αυτό δεν με ενόχλησε ιδιαίτερα, αλλά για εκτεταμένη μορφοποίηση ή έλεγχο πολλών τύπων, η εμπειρία κουράζει.

Η πληκτρολόγηση τύπων είναι επίσης λιγότερο άνετη. Το εικονικό πληκτρολόγιο καλύπτει μεγάλο μέρος του φύλλου και, όταν ο τύπος μεγαλώνει, χρειάζεται να ελέγχεις προσεκτικά τις αναφορές κελιών. Ένα χρήσιμο κόλπο είναι να ετοιμάζεις πρώτα τη βασική δομή σε μεγαλύτερη οθόνη και να κρατάς το κινητό για διορθώσεις, εισαγωγή στοιχείων και γρήγορο έλεγχο. Η δύναμή του βρίσκεται στην άμεση πρόσβαση, όχι στην άνεση μιας πλήρους επιφάνειας εργασίας.

Άλλο συχνό μπέρδεμα είναι η διαφορά ανάμεσα στην προβολή και την επεξεργασία. Ένα αρχείο μπορεί να ανοίγει κανονικά, όμως η αλλαγή του περιεχομένου να μην είναι τόσο άμεση όσο περιμένεις, ειδικά όταν εργάζεσαι με έγγραφο που έχει δημιουργηθεί αλλού ή έχει σύνθετη μορφοποίηση. Πριν αρχίσεις να ψάχνεις για σφάλμα, έλεγξε αν βρίσκεσαι στη σωστή λειτουργία και αν το αρχείο είναι αυτό που νομίζεις.

Σε αρχεία με πολλά φύλλα, χρώματα, συγχωνευμένα κελιά και περίπλοκες διατάξεις, η μικρή οθόνη κρύβει εύκολα σημαντικές λεπτομέρειες. Έχω βρεθεί να διορθώνω έναν αριθμό χωρίς να παρατηρήσω ότι η γραμμή ήταν φιλτραρισμένη. Για αυτό, πριν αλλάξεις μια τιμή, καλό είναι να ελέγχεις την επικεφαλίδα της στήλης, το όνομα του φύλλου και αν υπάρχει ενεργό φίλτρο.

Διαφημίσεις

Τι να ελέγξεις πριν ξεκινήσεις

Η εγκατάσταση είναι απλή, αλλά η ομαλή χρήση εξαρτάται από μερικούς βασικούς ελέγχους. Πρώτα ανοίγω ένα μικρό, δοκιμαστικό φύλλο και επιβεβαιώνω ότι μπορώ να γράψω, να αποθηκεύσω και να ξανανοίξω μια αλλαγή. Αυτή η μικρή δοκιμή ξεχωρίζει γρήγορα ένα πρόβλημα της εφαρμογής από ένα πρόβλημα του συγκεκριμένου αρχείου.

Ελέγχω επίσης αν το πληκτρολόγιο του κινητού λειτουργεί σωστά μέσα στα κελιά. Σε ορισμένες συσκευές, η αυτόματη διόρθωση ή η αλλαγή γλώσσας μπορεί να μετατρέψει ένα όνομα, μια ημερομηνία ή έναν τύπο σε κάτι διαφορετικό. Για αριθμητική εργασία, χρησιμοποιώ όσο γίνεται σταθερή μορφή εισαγωγής και κοιτάζω αμέσως το αποτέλεσμα αντί να συνεχίζω μηχανικά στην επόμενη γραμμή.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Αν το αρχείο προορίζεται για συνεργασία, ξεκινώ με μια καθαρή ονομασία και μια σαφή δομή. Δεν αφήνω πρόχειρες εκδόσεις με παρόμοια ονόματα, γιατί στο κινητό είναι εύκολο να ανοίξεις το λάθος αρχείο. Ένα φύλλο με ξεχωριστή περιοχή για δεδομένα, τύπους και τελικό αποτέλεσμα γίνεται πολύ πιο εύκολο στη συντήρηση από ένα φύλλο όπου όλα είναι ανακατεμένα.

Η εφαρμογή ανήκει στην κατηγορία της παραγωγικότητας και ο βασικός της ρόλος είναι σαφής: δημιουργία και επεξεργασία υπολογιστικών φύλλων, μαζί με συνεργασία εν κινήσει. Δεν είναι εφαρμογή σημειώσεων με λίγα κελιά ούτε απλός προβολέας εγγράφων. Αν θέλεις να παρακολουθείς έξοδα, ώρες εργασίας, αποθέματα ή μια λίστα εργασιών με υπολογισμούς, έχει νόημα να οργανώσεις τα δεδομένα σου σε κανονικό φύλλο αντί να τα σκορπάς σε μηνύματα και πρόχειρες σημειώσεις.

Πώς ανακτώ μια εργασία όταν κάτι πάει στραβά

Όταν μια αλλαγή δεν φαίνεται να αποθηκεύτηκε, δεν συνεχίζω αμέσως να επεξεργάζομαι το ίδιο αρχείο. Πρώτα ελέγχω αν βλέπω την τελευταία έκδοση, αν το έγγραφο άνοιξε από τη σωστή θέση και αν η σύνδεση λειτουργεί όπως πρέπει. Έπειτα κλείνω και ανοίγω ξανά το αρχείο, χωρίς να κάνω πολλές νέες αλλαγές στο μεταξύ. Έτσι μειώνω τον κίνδυνο να μπερδέψω μια παλιά προβολή με πραγματική απώλεια εργασίας.

Ένα πρακτικό σενάριο είναι η εβδομαδιαία καταγραφή εξόδων. Στο τέλος της ημέρας προσθέτω τις αγορές από το κινητό, ελέγχω το άθροισμα και αφήνω τον πιο λεπτομερή καθαρισμό για τον υπολογιστή. Αν κάποια εγγραφή εμφανιστεί λάθος, κοιτάζω πρώτα τη μορφή του κελιού και όχι μόνο τον αριθμό που βλέπω. Η ημερομηνία, το δεκαδικό σύμβολο και η μορφοποίηση νομίσματος μπορούν να κάνουν μια σωστή τιμή να φαίνεται λανθασμένη ή το αντίστροφο.

Σε συνεργατικά φύλλα, αποφεύγω να αλλάζω ταυτόχρονα τη δομή και τα δεδομένα. Αν πρέπει να προσθέσω στήλη, να μετακινήσω γραμμές ή να αλλάξω τύπους, το κάνω σε ήρεμη στιγμή και ενημερώνω τους άλλους χρήστες. Οι μικρές διορθώσεις είναι ιδανικές για το τηλέφωνο· οι δομικές αλλαγές χρειάζονται μεγαλύτερη προσοχή, επειδή ένα λάθος άγγιγμα μπορεί να επηρεάσει τύπους που δεν φαίνονται στην οθόνη.

Ένα ακόμη χρήσιμο βήμα είναι να κρατάς το αρχικό φύλλο ανέπαφο πριν από σημαντικές αλλαγές. Δημιουργώ ένα αντίγραφο με ξεκάθαρο όνομα και μετά δοκιμάζω τη νέα μορφή. Αυτό δεν είναι ειδικό κουμπί ή κρυφή λειτουργία· είναι απλώς ένας ασφαλής τρόπος εργασίας που ταιριάζει ιδιαίτερα στην περιορισμένη ορατότητα του κινητού. Αν το αποτέλεσμα δεν είναι σωστό, επιστρέφεις εύκολα στην προηγούμενη εκδοχή αντί να προσπαθείς να αναιρέσεις πολλά βήματα.

Για τύπους που δίνουν απροσδόκητο αποτέλεσμα, εξετάζω πρώτα τα κελιά εισόδου ένα προς ένα. Συχνά το πρόβλημα δεν είναι ο τύπος αλλά ένας αριθμός αποθηκευμένος ως κείμενο, ένα κενό κελί ή μια γραμμή που παραλείφθηκε από την περιοχή υπολογισμού. Η εφαρμογή μπορεί να εκτελέσει τον υπολογισμό, αλλά δεν μπορεί να μαντέψει ότι μια τιμή μπήκε με λάθος μορφή.

Πότε δεν φταίει το Excel

Η αργή απόκριση δεν σημαίνει πάντα ότι η εφαρμογή έχει πρόβλημα. Ένα βαρύ φύλλο με πολλά δεδομένα, σύνθετους τύπους ή μεγάλη μορφοποίηση μπορεί να δυσκολεύει οποιαδήποτε φορητή συσκευή. Αν ένα απλό νέο αρχείο λειτουργεί κανονικά, αλλά ένα συγκεκριμένο έγγραφο καθυστερεί, η αιτία πιθανότατα βρίσκεται στη δομή του αρχείου και όχι στη βασική εγκατάσταση.

Το ίδιο ισχύει και για αρχεία που φαίνονται διαφορετικά από τον υπολογιστή. Η περιορισμένη επιφάνεια της οθόνης μπορεί να κρύβει στήλες ή να αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβάνεσαι τη διάταξη. Πριν συμπεράνεις ότι χάθηκε περιεχόμενο, έλεγξε αν χρειάζεται κύλιση, αν υπάρχουν κρυφές περιοχές ή αν η προβολή έχει μετακινηθεί σε άλλο σημείο.

Αν δεν μπορείς να εργαστείς όπως θέλεις, δοκίμασε πρώτα ένα καινούργιο κενό φύλλο. Αν εκεί η εισαγωγή και η αποθήκευση γίνονται σωστά, το αρχικό έγγραφο χρειάζεται έλεγχο. Αν ούτε το δοκιμαστικό φύλλο λειτουργεί, τότε αξίζει να εξετάσεις τη σύνδεση, τον διαθέσιμο χώρο της συσκευής και αν η εφαρμογή χρειάζεται ενημέρωση από το επίσημο κατάστημα.

Η επιλογή συσκευής παίζει σημαντικό ρόλο. Σε tablet ή σε τηλέφωνο με μεγαλύτερη οθόνη, η εμπειρία είναι σαφώς πιο άνετη. Με πληκτρολόγιο Bluetooth, η εισαγωγή μεγάλων τύπων και η μετακίνηση ανάμεσα στα κελιά βελτιώνονται πολύ, όμως η εφαρμογή εξακολουθεί να μην αντικαθιστά κάθε δυνατότητα της έκδοσης για υπολογιστή. Για επαγγελματικά μοντέλα, μακροσκελείς αναλύσεις ή πολλές ταυτόχρονες αλλαγές, προτιμώ τον υπολογιστή.

Πώς στέκεται απέναντι στις εναλλακτικές

Σε σύγκριση με απλές εφαρμογές σημειώσεων, το Excel κερδίζει όταν χρειάζεσαι τύπους, στήλες, ταξινόμηση και επαναλαμβανόμενη δομή. Μια σημείωση είναι γρηγορότερη για μια πρόχειρη λίστα, αλλά δεν σε βοηθά να μετατρέψεις εύκολα τις καταχωρίσεις σε υπολογισμό ή οργανωμένη αναφορά. Αντίθετα, για μια πολύ μικρή λίστα χωρίς αριθμητική λογική, το Excel μπορεί να είναι υπερβολικό.

Απέναντι σε άλλες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων, το βασικό του πλεονέκτημα είναι η οικεία λογική του Excel. Αν ήδη εργάζεσαι με αρχεία Excel στη δουλειά ή στο σπίτι, δεν χρειάζεται να μάθεις ξανά τον τρόπο σκέψης ενός διαφορετικού εργαλείου. Αυτό έχει ιδιαίτερη αξία στη συνεργασία, επειδή το αρχείο παραμένει αναγνωρίσιμο σε ανθρώπους που χρησιμοποιούν την έκδοση υπολογιστή.

Υπάρχει όμως και trade-off. Μια πιο απλή εφαρμογή μπορεί να φαίνεται λιγότερο φορτωμένη για γρήγορες καταχωρίσεις, ενώ μια εφαρμογή σχεδιασμένη αποκλειστικά για κινητά ίσως προσφέρει πιο άμεση εμπειρία σε συγκεκριμένες εργασίες. Εγώ θα επέλεγα το Excel όταν το φύλλο πρέπει να παραμείνει χρήσιμο και μετά τη σημερινή καταχώριση. Για ένα απλό κοινόχρηστο checklist, θα εξέταζα πρώτα μια ελαφρύτερη λύση.

Ποιος θα το αξιοποιήσει περισσότερο

Το προτείνω σε φοιτητές που θέλουν να οργανώσουν έξοδα ή δεδομένα εργασιών, σε ελεύθερους επαγγελματίες που χρειάζονται γρήγορη ενημέρωση πελατολογίου και σε οικογένειες που παρακολουθούν προϋπολογισμό ή προγραμματισμό. Είναι επίσης χρήσιμο σε εργαζομένους που πρέπει να ελέγξουν ένα φύλλο πριν από μια συνάντηση, χωρίς να ανοίξουν υπολογιστή.

Για έναν αρχάριο, η καλύτερη προσέγγιση είναι να ξεκινήσει με ένα μικρό φύλλο και λίγες στήλες. Δεν θα προσπαθούσα να φτιάξω αμέσως περίπλοκο οικονομικό μοντέλο. Πρώτα θα μάθαινα να εισάγω σωστά δεδομένα, να ελέγχω τύπους και να ξεχωρίζω την προβολή από την επεξεργασία. Η σταδιακή εκμάθηση μειώνει τα λάθη περισσότερο από την προσπάθεια να χρησιμοποιήσεις κάθε διαθέσιμο εργαλείο από την πρώτη ημέρα.

Θα το απέφευγα ως κύριο εργαλείο αν η εργασία σου απαιτεί πολλές ώρες συνεχούς επεξεργασίας, ακριβή σχεδιασμό σελίδας ή εκτεταμένη ανάλυση σε πολλά φύλλα. Εκεί η έκδοση για υπολογιστή είναι πιο ξεκούραστη και πιο ασφαλής. Το κινητό είναι εξαιρετικό για συνέχεια, έλεγχο και μικρές παρεμβάσεις, όχι πάντα για το αρχικό χτίσιμο ενός πολύπλοκου βιβλίου εργασίας.

Κόστος, ηλικιακή καταλληλότητα και τελική εμπειρία

Η εφαρμογή είναι δωρεάν και έχει ηλικιακή σήμανση PEGI 3, οπότε απευθύνεται σε ευρύ κοινό. Υπάρχουν αγορές μέσα στην εφαρμογή από 0,80 έως 129,00 ευρώ όταν η χρέωση γίνεται μέσω του Play. Για έναν χρήστη που θέλει απλές καταχωρίσεις, έλεγχο και βασική επεξεργασία, το δωρεάν ξεκίνημα είναι αρκετό για να καταλάβει αν ταιριάζει στις ανάγκες του πριν εξετάσει οτιδήποτε επιπλέον.

Το Microsoft Excel κυκλοφορεί από τις 6 Ιανουαρίου 2015 και παραμένει μία από τις πιο αναγνωρίσιμες επιλογές στην παραγωγικότητα. Δεν το θεωρώ τέλειο για κινητό, επειδή η μικρή οθόνη, οι σύνθετοι τύποι και τα βαριά αρχεία δημιουργούν πραγματική τριβή. Παρ’ όλα αυτά, η δυνατότητα να ανοίγω ένα γνώριμο φύλλο, να διορθώνω μια τιμή και να συνεχίζω τη συνεργασία από οπουδήποτε είναι πολύ ουσιαστική.

Η δική μου συμβουλή είναι απλή: εγκατάστησέ το αν θέλεις ένα σοβαρό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων που να σε ακολουθεί εκτός γραφείου. Ξεκίνα με μικρό δοκιμαστικό αρχείο, έλεγχε πάντα τη σωστή έκδοση και κράτα τις μεγάλες δομικές αλλαγές για μεγαλύτερη οθόνη. Με αυτή τη χρήση, το Excel στο κινητό γίνεται πρακτικό εργαλείο συνέχειας και όχι πηγή περιττού εκνευρισμού. Αν, αντίθετα, χρειάζεσαι μόνο γρήγορες λίστες ή εργασία πολλών ωρών πάνω σε σύνθετα φύλλα, μια απλούστερη εφαρμογή ή ο υπολογιστής πιθανότατα θα σε εξυπηρετήσει καλύτερα.