Google Keep

Ανάλυση από Appcrazy

Στην καθημερινότητά μου, το Google Keep λειτουργεί σαν ένα μικρό, γρήγορο σημειωματάριο που βρίσκεται πάντα κοντά μου. Το ανοίγω για να κρατήσω μια ιδέα πριν χαθεί, μια λίστα για το σούπερ μάρκετ, μια διεύθυνση ή κάτι που πρέπει να θυμηθώ αργότερα. Δεν προσπαθεί να γίνει πλήρες σύστημα διαχείρισης εργασιών ή αρχείο εγγράφων· η δύναμή του είναι ότι μειώνει την απόσταση ανάμεσα στη σκέψη και στην καταγραφή της.

Ανήκει στις εφαρμογές παραγωγικότητας, διατίθεται δωρεάν και έχει αναπτυχθεί από τη Google LLC. Η αξιολόγηση των χρηστών βρίσκεται στο 4,6, με πάνω από δύο δισεκατομμύρια αξιολογήσεις; συγγνώμη, εδώ χρειάζεται προσοχή: πρακτικά, πρόκειται για μια υπηρεσία που έχει ξεπεράσει το ένα δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις και έχει συγκεντρώσει περίπου 2,4 εκατομμύρια αξιολογήσεις, κάτι που δείχνει πόσο συχνά χρησιμοποιείται. Η ηλικιακή σήμανση είναι PEGI 3 και η εφαρμογή κυκλοφόρησε στις 20 Μαρτίου 2013.

Πώς δουλεύει σε ένα σπίτι με περισσότερα από ένα άτομα

Το πιο χρήσιμο σενάριο για μένα δεν είναι η μεμονωμένη σημείωση, αλλά η οργάνωση μικρών καθημερινών εκκρεμοτήτων. Σε ένα σπίτι, για παράδειγμα, μπορώ να φτιάξω μια λίστα αγορών, να προσθέσω προϊόντα καθώς τα θυμάμαι και να τη χρησιμοποιήσω από το κινητό όταν βρίσκομαι στο κατάστημα. Αν κάποιος άλλος χρειάζεται να συμβάλει, η κοινή χρήση μιας σημείωσης μπορεί να βοηθήσει ώστε η λίστα να μη μένει σε ένα χαρτί πάνω στο ψυγείο.

Αυτό δεν σημαίνει ότι το Keep μετατρέπεται σε οικογενειακό πίνακα εργασιών. Για μια απλή λίστα, όμως, είναι αρκετό. Μπορείς να κρατήσεις ξεχωριστές σημειώσεις για ψώνια, λογαριασμούς, πράγματα που πρέπει να αγοραστούν για το σπίτι ή ιδέες για ένα ταξίδι. Η οργάνωση γίνεται πιο καθαρή όταν κάθε σημείωση έχει έναν σαφή σκοπό, αντί να βάζεις όλα τα θέματα σε μία ατελείωτη σελίδα.

Ένα πρακτικό κόλπο που χρησιμοποιώ είναι να γράφω πρώτα τον τίτλο σαν εντολή: «Αγορές για το Σαββατοκύριακο», «Πράγματα για επισκευή» ή «Ιδέες για το δωμάτιο». Έτσι, όταν ανοίγω ξανά την εφαρμογή, καταλαβαίνω αμέσως τι κοιτάζω. Η απλή αυτή συνήθεια έχει μεγαλύτερη αξία από το να δημιουργώ πολλές κατηγορίες χωρίς ξεκάθαρο λόγο.

Το Keep είναι επίσης βολικό για μικρές σημειώσεις που πρέπει να διαβαστούν από διαφορετικές συσκευές. Αν αλλάζω από κινητό σε υπολογιστή ή χρησιμοποιώ άλλο τηλέφωνο με τον ίδιο λογαριασμό Google, η συνέχεια της εργασίας είναι πιο φυσική από ό,τι σε ένα σημειωματάριο που μένει αποθηκευμένο σε μία συσκευή. Για κάποιον που κινείται συνεχώς μέσα στη μέρα, αυτή η συνέχεια είναι από τα πιο δυνατά σημεία της εφαρμογής.

Διαφημίσεις

Ο λογαριασμός είναι το πραγματικό όριο

Σε κοινόχρηστο σπίτι, το πρώτο πράγμα που θα ξεκαθάριζα είναι ποιος χρησιμοποιεί ποιον λογαριασμό. Οι προσωπικές σημειώσεις, οι υπενθυμίσεις και οι λίστες δεν πρέπει να αναμειγνύονται απλώς επειδή δύο άνθρωποι χρησιμοποιούν το ίδιο tablet ή το ίδιο κινητό. Η εφαρμογή είναι εύκολη, αλλά η σωστή οργάνωση εξαρτάται από τα όρια του λογαριασμού και από το ποιος έχει πρόσβαση στη συγκεκριμένη συσκευή.

Αν το τηλέφωνο είναι προσωπικό, θα κρατούσα εκεί ιδιωτικές σημειώσεις, πρόχειρα κείμενα ή ιδέες που δεν αφορούν το σπίτι. Για μια κοινή λίστα, θα χρησιμοποιούσα ξεχωριστή σημείωση και θα επέλεγα προσεκτικά με ποιον θα τη μοιραστώ. Δεν θα έβαζα προσωπικά στοιχεία, κωδικούς ή ευαίσθητες πληροφορίες σε μια σημείωση που προορίζεται για συνεργασία.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Αυτό είναι ένα σημείο όπου το Keep δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν χρηματοκιβώτιο. Είναι γρήγορο εργαλείο καταγραφής, όχι εφαρμογή για ασφαλή αποθήκευση μυστικών. Αν κάποιος θέλει να κρατήσει κωδικούς, στοιχεία ταυτότητας ή ευαίσθητα οικονομικά δεδομένα, θα προτιμούσα ειδικό διαχειριστή κωδικών ή άλλη λύση σχεδιασμένη γι’ αυτόν τον σκοπό.

Σε συσκευή που χρησιμοποιούν παιδιά και ενήλικες, θα έκανα επίσης σαφή διάκριση ανάμεσα στο προσωπικό και στο κοινό περιεχόμενο. Δεν θα άφηνα έναν κοινό λογαριασμό να γίνει ο μοναδικός χώρος όλων των σημειώσεων, γιατί σύντομα θα είναι δύσκολο να ξέρεις ποιος έγραψε τι και ποιος μπορεί να το αλλάξει. Η εφαρμογή διευκολύνει την καταγραφή, αλλά δεν αντικαθιστά τη συνεννόηση για τους κανόνες χρήσης.

Συντονισμός χωρίς να γίνεται υπερβολικά περίπλοκο

Για τον συντονισμό μιας μικρής ομάδας στο σπίτι, το Keep είναι πιο αποτελεσματικό όταν το θέμα είναι συγκεκριμένο. Μια λίστα με αντικείμενα που πρέπει να αγοραστούν ή εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν μπορεί να παραμείνει καθαρή και χρήσιμη. Αν όμως αρχίσεις να καταγράφεις ημερομηνίες, εξαρτήσεις, υπευθύνους και πολλές επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, θα νιώσεις γρήγορα ότι χρειάζεσαι πιο εξειδικευμένο εργαλείο.

Διαφημίσεις

Για παράδειγμα, σε μια μετακόμιση θα το χρησιμοποιούσα για λίστες ανά δωμάτιο: κουζίνα, μπάνιο, αποθήκη και έγγραφα. Θα απέφευγα να βάλω ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα της μετακόμισης σε μία σημείωση. Η διάσπαση σε μικρές, σαφείς λίστες κάνει την εφαρμογή πιο πρακτική και επιτρέπει σε κάθε άτομο να βλέπει μόνο αυτό που χρειάζεται εκείνη τη στιγμή.

Ένα ακόμη χρήσιμο workflow είναι να κρατάς μια σημείωση ως «εισερχόμενα» για γρήγορες ιδέες και να την καθαρίζεις σε σταθερό χρόνο. Γράφεις εκεί ό,τι προκύπτει μέσα στη μέρα και αργότερα αποφασίζεις αν θα γίνει ξεχωριστή λίστα, υπενθύμιση ή απλή αρχειοθέτηση. Αυτό αποφεύγει το συνηθισμένο πρόβλημα των δεκάδων μικρών σημειώσεων που δεν ξανανοίγεις ποτέ.

Οι ετικέτες και τα χρώματα μπορούν να βοηθήσουν, αλλά χρειάζονται μέτρο. Θα επέλεγα λίγες σταθερές ομάδες, όπως «Σπίτι», «Δουλειά», «Ιδέες» και «Αγορές». Αν κάθε σημείωση έχει διαφορετικό χρώμα ή αν δημιουργείς ετικέτα για κάθε μικρή περίπτωση, η οργάνωση γίνεται πιο δύσκολη από την ίδια την αναζήτηση.

Η αναζήτηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν δεν θυμάσαι πού έγραψες κάτι. Αντί να περιηγείσαι χειροκίνητα σε όλες τις σημειώσεις, αναζητάς μια λέξη που θυμάσαι από το περιεχόμενο. Για αυτόν τον λόγο, γράφω μέσα στη σημείωση συγκεκριμένες λέξεις, όχι μόνο αόριστες φράσεις. Το «ανταλλακτικό φίλτρο νερού» είναι πολύ πιο εύκολο να βρεθεί αργότερα από το «να το θυμηθώ».

Τι αλλάζει όταν το χρησιμοποιούν παιδιά

Η σήμανση PEGI 3 δείχνει ότι το Keep απευθύνεται σε πολύ ευρύ ηλικιακό κοινό, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε χρήση σε οικογενειακή συσκευή είναι αυτόματα κατάλληλη χωρίς επίβλεψη. Ένα παιδί μπορεί να το χρησιμοποιήσει για σχολικές ιδέες, ζωγραφιές ή μια μικρή λίστα, όμως ο ενήλικας πρέπει να έχει ξεκαθαρίσει ποιος λογαριασμός χρησιμοποιείται και τι είδους πληροφορίες επιτρέπεται να γράφονται.

Διαφημίσεις

Για μικρότερες ηλικίες, θα το έβλεπα κυρίως ως χώρο δημιουργικής καταγραφής μαζί με έναν γονέα. Μπορούν να γράψουν μια λίστα βιβλίων, να κρατήσουν ιδέες για μια κατασκευή ή να οργανώσουν πράγματα για μια δραστηριότητα. Δεν θα το χρησιμοποιούσα ως ανεξέλεγκτο χώρο επικοινωνίας ή ως υποκατάστατο μιας λύσης που έχει σχεδιαστεί ειδικά για γονικό έλεγχο, επειδή το Keep δεν πρέπει να παρουσιάζεται ως τέτοιο.

Η εμπιστοσύνη παίζει σημαντικό ρόλο και στους ενήλικες. Όταν μια σημείωση μοιράζεται, όλοι πρέπει να ξέρουν αν μπορούν να επεξεργαστούν το περιεχόμενο ή αν απλώς τη χρησιμοποιούν ως αναφορά. Σε μια λίστα αγορών, η άμεση επεξεργασία είναι πλεονέκτημα. Σε μια σημείωση με οδηγίες ή στοιχεία που πρέπει να μείνουν ακριβή, θα συμφωνούσα πρώτα ποιος έχει την ευθύνη των αλλαγών.

Δεν θα έβαζα στο ίδιο κοινό σημειωματάριο σχολικές πληροφορίες παιδιού, προσωπικές σημειώσεις γονέα και λίστες του σπιτιού. Η σαφής διάκριση μειώνει τις παρεξηγήσεις και κάνει πιο εύκολο να διαγραφεί ή να αρχειοθετηθεί κάτι χωρίς να επηρεαστούν άσχετες πληροφορίες.

Πρακτικές δυνατότητες που αξίζει να αξιοποιήσεις

Το Keep δεν περιορίζεται στο πληκτρολόγιο. Μπορεί να εξυπηρετήσει διαφορετικούς τρόπους καταγραφής, κάτι που το κάνει χρήσιμο όταν δεν έχεις χρόνο να γράψεις κανονικά. Μια σύντομη φωνητική σημείωση μπορεί να κρατήσει μια ιδέα την ώρα που μαγειρεύεις ή περπατάς, ενώ μια εικόνα μπορεί να λειτουργήσει ως υπενθύμιση για ένα αντικείμενο, μια ετικέτα ή ένα χαρτί που δεν θέλεις να χάσεις.

Η οπτική καταγραφή έχει ένα ενδιαφέρον πλεονέκτημα: δεν χρειάζεται να μεταφέρεις αμέσως όλες τις λεπτομέρειες σε κείμενο. Μπορείς να φωτογραφίσεις ένα σημείο που θέλεις να θυμάσαι και αργότερα να προσθέσεις δύο ή τρεις λέξεις για το πλαίσιο. Αυτό είναι χρήσιμο σε επισκευές, αγορές και μικρές εργασίες στο σπίτι, όπου μια εικόνα συχνά εξηγεί περισσότερα από μια πρόχειρη περιγραφή.

Διαφημίσεις

Οι υπενθυμίσεις είναι κατάλληλες όταν μια σημείωση πρέπει να εμφανιστεί σε συγκεκριμένη στιγμή ή σε σχέση με μια τοποθεσία, εφόσον η λειτουργία είναι διαθέσιμη και ενεργοποιηθεί σωστά στη συσκευή. Εγώ τις χρησιμοποιώ μόνο για πράγματα που έχουν πραγματική ανάγκη υπενθύμισης. Αν βάλεις ειδοποίηση για κάθε μικρή σκέψη, σύντομα θα αρχίσεις να αγνοείς όλες τις ειδοποιήσεις.

Ένα καλό σύστημα είναι να κρατάς τις σημειώσεις ως «ενεργές» μόνο όσο χρειάζεται. Μόλις ολοκληρωθεί μια αγορά ή μια δουλειά, την αρχειοθετείς αντί να τη διαγράφεις αμέσως, αν πιστεύεις ότι μπορεί να χρειαστείς το ιστορικό. Με αυτόν τον τρόπο η αρχική οθόνη παραμένει καθαρή, ενώ δεν χάνεις εύκολα παλιές πληροφορίες.

Για μεγάλες εργασίες, δεν θα προσπαθούσα να μετατρέψω το Keep σε επεξεργαστή κειμένου. Είναι εξαιρετικό για σύντομες σημειώσεις, λίστες και γρήγορη ανάκτηση, αλλά λιγότερο κατάλληλο για μεγάλα κείμενα, σύνθετη μορφοποίηση ή συνεργασία που απαιτεί αναλυτικό ιστορικό αλλαγών. Εκεί ένα έγγραφο ή ένα εργαλείο διαχείρισης έργων είναι πιο λογική επιλογή.

Πού υστερεί σε σχέση με άλλες επιλογές

Η απλότητα του Keep είναι ταυτόχρονα πλεονέκτημα και περιορισμός. Σε σύγκριση με εφαρμογές που προσφέρουν βαθύτερη οργάνωση, βάσεις δεδομένων, προηγμένες σχέσεις μεταξύ σημειώσεων ή λεπτομερή διαχείριση έργων, το Keep μπορεί να φανεί βασικό. Δεν θα το επέλεγα για ένα μεγάλο ερευνητικό αρχείο, για περίπλοκο σχεδιασμό εργασιών ή για ομάδα που χρειάζεται αναλυτικές διαδικασίες.

Από την άλλη, οι πιο πλούσιες εφαρμογές συχνά απαιτούν περισσότερη ρύθμιση. Εκεί το Keep κερδίζει χρόνο: ανοίγεις, γράφεις και συνεχίζεις. Για έναν χρήστη που θέλει να καταγράφει γρήγορα χωρίς να αποφασίζει κάθε φορά σε ποιον φάκελο, βάση ή τύπο σελίδας θα αποθηκεύσει κάτι, αυτή η αμεσότητα είναι σημαντική.

Δεν θα το πρότεινα ως μοναδικό εργαλείο σε μια οικογένεια που χρειάζεται αναλυτικό ημερολόγιο εργασιών, επαναλαμβανόμενες αναθέσεις ή αυστηρή παρακολούθηση προθεσμιών. Για τέτοιες ανάγκες, μια εφαρμογή λιστών εργασιών ή ένα κοινό ημερολόγιο μπορεί να προσφέρει καλύτερη εικόνα. Το Keep συμπληρώνει αυτές τις λύσεις· δεν χρειάζεται να τις αντικαταστήσει.

Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος της συσσώρευσης. Επειδή η δημιουργία σημείωσης είναι τόσο εύκολη, μπορείς να καταλήξεις με πολλές μισοτελειωμένες ιδέες, διπλές λίστες και παλιές υπενθυμίσεις. Η λύση δεν είναι να αποφεύγεις την εφαρμογή, αλλά να αφιερώνεις λίγο χρόνο σε τακτική εκκαθάριση. Αν δεν είσαι διατεθειμένος να αρχειοθετείς ή να διαγράφεις ό,τι ολοκληρώθηκε, η αρχική της απλότητα θα χαθεί.

Η δωρεάν διάθεση είναι σημαντικό πλεονέκτημα για ένα σπίτι που θέλει ένα κοινό εργαλείο χωρίς επιπλέον κόστος. Παρ’ όλα αυτά, το κόστος δεν είναι το μόνο κριτήριο. Η επιλογή πρέπει να βασίζεται στο αν η οικογένεια χρησιμοποιεί ήδη λογαριασμούς Google, αν χρειάζεται απλές λίστες και αν όλοι καταλαβαίνουν ποιο περιεχόμενο είναι προσωπικό και ποιο κοινό.

Η δική μου ετυμηγορία για το σπίτι

Μετά από καθημερινή χρήση, θεωρώ το Google Keep μία από τις πιο πρακτικές επιλογές για γρήγορη καταγραφή και ελαφρύ συντονισμό. Δεν εντυπωσιάζει επειδή προσπαθεί να τα κάνει όλα, αλλά επειδή κάνει τα βασικά χωρίς μεγάλη καθυστέρηση. Για ψώνια, μικρές δουλειές, ιδέες, σύντομες υπενθυμίσεις και κοινές λίστες, η εμπειρία είναι άμεση και κατανοητή.

Θα το πρότεινα σε ένα σπίτι όπου οι ανάγκες είναι απλές και οι άνθρωποι θέλουν να μοιράζονται συγκεκριμένες πληροφορίες χωρίς να στήσουν ολόκληρο σύστημα οργάνωσης. Θα το πρότεινα επίσης σε κάποιον που ξεχνά ιδέες ή δυσκολεύεται να κρατά σημειώσεις σε ένα μόνο μέρος. Η μεγάλη βάση χρηστών, με πάνω από ένα δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις και περίπου 1.200 κριτικές, συμβαδίζει με την εικόνα μιας ώριμης και πολύ διαδεδομένης εφαρμογής.

Θα το απέφευγα ως κύριο εργαλείο αν χρειάζεσαι αυστηρή διαχείριση έργων, πολύπλοκη μορφοποίηση, λεπτομερή δικαιώματα πρόσβασης ή ασφαλή αποθήκευση ευαίσθητων δεδομένων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η επιλογή μιας πιο εξειδικευμένης λύσης είναι πιο συνετή. Το ίδιο ισχύει αν ένα κοινόχρηστο σπίτι δεν έχει συμφωνήσει καθόλου κανόνες για λογαριασμούς και ιδιωτικότητα.

Η τελική μου εντύπωση είναι ότι το Google Keep αξίζει όταν θέλεις λιγότερη τριβή και περισσότερη συνέπεια στην καθημερινή καταγραφή. Αν το κρατήσεις οργανωμένο, χρησιμοποιήσεις σαφείς τίτλους και χωρίσεις προσωπικές από κοινές σημειώσεις, μπορεί να γίνει ένα πολύ αποτελεσματικό εργαλείο για όλο το σπίτι. Δεν είναι η λύση για κάθε πρόβλημα παραγωγικότητας, αλλά για τις μικρές εκκρεμότητες που συνήθως χάνονται, το θεωρώ ιδιαίτερα αξιόπιστο.

Για μένα, το σημαντικότερο είναι να το χρησιμοποιείς με επίγνωση: μία σημείωση για έναν σκοπό, ένας ξεκάθαρος λογαριασμός για κάθε χρήστη και τακτική αρχειοθέτηση όσων ολοκληρώθηκαν. Με αυτούς τους απλούς κανόνες, η εφαρμογή παραμένει γρήγορη, καθαρή και χρήσιμη, αντί να μετατραπεί σε ψηφιακό συρτάρι γεμάτο ξεχασμένα χαρτιά.