Έγγραφα Google

Ανάλυση από Appcrazy

Όταν θέλω να γράψω κάτι από το κινητό χωρίς να ψάχνω πρώτα υπολογιστή, τα Έγγραφα Google είναι από τις εφαρμογές που ανοίγω σχεδόν μηχανικά. Δεν είναι απλώς ένας χώρος για να πληκτρολογώ κείμενο. Στην πράξη, λειτουργεί σαν φορητό γραφείο για σημειώσεις, εργασίες, πρόχειρα σχέδια, λίστες και έγγραφα που χρειάζομαι να συνεχίσω από διαφορετικές συσκευές. Η λογική του είναι αρκετά απλή ώστε να το χρησιμοποιήσει ένας μαθητής, αλλά έχει και εργαλεία που εξυπηρετούν πιο οργανωμένη καθημερινή εργασία.

Η εφαρμογή ανήκει στην κατηγορία παραγωγικότητας και αναπτύσσεται από την Google LLC. Διατίθεται δωρεάν, έχει ηλικιακή σήμανση PEGI 3 και έχει συγκεντρώσει μέση βαθμολογία 4,8 από περίπου δυόμισι εκατομμύρια αξιολογήσεις. Η ευρεία χρήση της δεν σημαίνει ότι ταιριάζει σε κάθε περίπτωση, όμως δείχνει κάτι πρακτικό: πολλοί άνθρωποι τη θεωρούν αρκετά αξιόπιστη για καθημερινά έγγραφα.

Τι μου άρεσε στην καθημερινή χρήση

Το πρώτο πράγμα που εκτιμώ είναι ότι μπορώ να ξεκινήσω ένα κείμενο χωρίς ιδιαίτερη προετοιμασία. Από την αρχική οθόνη βρίσκω τα έγγραφά μου, δημιουργώ νέο αρχείο και έχω μπροστά μου ένα καθαρό φύλλο εργασίας. Η εμπειρία στο κινητό δεν είναι ίδια με εκείνη ενός πλήρους προγράμματος γραφείου, αλλά τα βασικά εργαλεία βρίσκονται σε λογικά σημεία και δεν χρειάζεται να θυμάμαι περίπλοκες εντολές.

Σε μια συνηθισμένη μέρα, για παράδειγμα, μπορώ να κρατήσω σε ένα έγγραφο τις σημειώσεις μιας συνάντησης, να προσθέσω αργότερα μια παράγραφο από το tablet και να κάνω τις τελικές διορθώσεις στον υπολογιστή. Αυτή η συνέχεια είναι το βασικό πλεονέκτημα της εφαρμογής. Δεν χρειάζεται να στέλνω στον εαυτό μου αρχεία με email ούτε να ψάχνω ποια είναι η πιο πρόσφατη έκδοση.

Η εφαρμογή είναι επίσης χρήσιμη για κείμενα που δεν θέλω να χαθούν μέσα σε πολλές μικρές σημειώσεις. Ένα πλάνο ταξιδιού, μια λίστα για μια εργασία, ένα προσχέδιο βιογραφικού ή ένα κείμενο που γράφω σταδιακά έχουν καλύτερη οργάνωση όταν βρίσκονται σε ξεχωριστό έγγραφο. Μπορώ να χρησιμοποιήσω τίτλους, παραγράφους και βασική μορφοποίηση, ώστε το περιεχόμενο να παραμένει ευανάγνωστο ακόμη και όταν μεγαλώσει.

Από την άλλη, η οθόνη του κινητού βάζει φυσικά όρια. Για λίγες διορθώσεις ή μια σύντομη παράγραφο είναι άνετο. Για μεγάλο κείμενο, λεπτομερή μορφοποίηση ή πολλές αλλαγές σε πίνακες, προτιμώ πληκτρολόγιο και μεγαλύτερη οθόνη. Η εφαρμογή δεν αντικαθιστά πάντα την πλήρη εμπειρία ενός προγράμματος γραφείου στον υπολογιστή· περισσότερο τη συμπληρώνει.

Διαφημίσεις

Έλεγχος λογαριασμού και κοινής χρήσης

Επειδή τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν προσωπικές σημειώσεις ή δουλειά, το σημαντικότερο για μένα δεν είναι μόνο η ταχύτητα αλλά και ο έλεγχος. Πριν μοιραστώ ένα αρχείο, θέλω να ξέρω ποιος θα το δει και τι ακριβώς θα μπορεί να κάνει. Η κοινή χρήση είναι χρήσιμη όταν συνεργάζομαι με άλλους, αλλά δεν την ενεργοποιώ μηχανικά. Ελέγχω πρώτα αν χρειάζεται απλή προβολή ή δυνατότητα επεξεργασίας.

Αυτός ο διαχωρισμός έχει πρακτική σημασία. Αν στέλνω ένα τελικό κείμενο για ανάγνωση, η επεξεργασία μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση. Αντίθετα, σε μια ομαδική εργασία θέλω οι συνεργάτες να μπορούν να προσθέσουν υλικό και να διορθώσουν σημεία. Η εφαρμογή γίνεται πιο χρήσιμη όταν αντιμετωπίζω τα δικαιώματα ως μέρος της οργάνωσης του εγγράφου και όχι ως τυπικό τελευταίο βήμα.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Για ευαίσθητο περιεχόμενο, κρατώ ξεχωριστά τα έγγραφα που χρειάζονται συνεργασία από εκείνα που είναι αυστηρά προσωπικά. Δεν βάζω σε κοινό αρχείο πληροφορίες που δεν χρειάζεται να γνωρίζουν όλοι οι συμμετέχοντες. Αυτή η συνήθεια δεν είναι εντυπωσιακή λειτουργία, αλλά μειώνει τα λάθη και με βοηθά να χρησιμοποιώ την κοινή χρήση με περισσότερη προσοχή.

Η σχέση με τον λογαριασμό είναι επίσης σημαντική. Η εμπειρία είναι πιο ομαλή όταν χρησιμοποιώ τον λογαριασμό μου με συνέπεια στις συσκευές μου, όμως αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γνωρίζω πού είμαι συνδεδεμένος και ποιο προφίλ χρησιμοποιώ. Σε οικογενειακό ή κοινόχρηστο tablet, ελέγχω πάντα τον λογαριασμό πριν ανοίξω ή επεξεργαστώ ένα αρχείο. Ένα λάθος προφίλ μπορεί να οδηγήσει σε αποθήκευση ή κοινή χρήση στο λάθος περιβάλλον.

Πού χρειάζεται περισσότερη προσοχή

Η ευκολία της αποθήκευσης μπορεί να δημιουργήσει μια ψευδαίσθηση ότι όλα είναι τακτοποιημένα. Με τον καιρό, τα έγγραφα πολλαπλασιάζονται και η αναζήτηση γίνεται λιγότερο αποτελεσματική αν δεν χρησιμοποιώ σαφείς τίτλους. Για αυτό ονομάζω τα αρχεία με τρόπο που να δείχνει αμέσως θέμα και κατάσταση, όπως «πρόχειρο», «τελικό» ή «για έλεγχο». Έτσι αποφεύγω να ανοίγω πολλά παρόμοια αρχεία για να βρω το σωστό.

Ένα άλλο σημείο είναι η συνεργασία. Όταν αρκετοί άνθρωποι επεξεργάζονται το ίδιο κείμενο, η ταχύτητα δεν σημαίνει πάντα καθαρότητα. Μπορεί να προστεθούν αλλαγές που δεν συμφωνούν μεταξύ τους ή να χαθεί η αρχική λογική μιας παραγράφου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, χρησιμοποιώ τα σχόλια και κρατώ τη συζήτηση κοντά στο συγκεκριμένο σημείο του κειμένου, αντί να ανταλλάσσω αόριστα μηνύματα σε άλλη εφαρμογή.

Αυτό είναι ένα από τα πιο χρήσιμα workflows που βρήκα: πρώτα γράφω το βασικό κείμενο, μετά ζητώ σχόλια, και στο τέλος κάνω έναν ξεχωριστό γύρο καθαρισμού. Αν διορθώνω ταυτόχρονα περιεχόμενο, ύφος και μορφοποίηση, είναι εύκολο να παραβλέψω μικρά λάθη. Η διάκριση των σταδίων κάνει την εφαρμογή πιο αποτελεσματική από όσο φαίνεται στην πρώτη χρήση.

Δεν θα την επέλεγα ως κύριο εργαλείο για πολύ σύνθετη σελιδοποίηση, επαγγελματικό σχεδιασμό ή απαιτητική επεξεργασία μεγάλων εγγράφων από το τηλέφωνο. Εκεί ένα πρόγραμμα υπολογιστή με περισσότερες επιλογές μπορεί να είναι καλύτερο. Επίσης, αν θέλω μόνο γρήγορες υπενθυμίσεις μιας γραμμής, μια απλή εφαρμογή σημειώσεων είναι πιο άμεση και δεν απαιτεί τη δομή ενός εγγράφου.

Η εμπειρία χωρίς σταθερή σύνδεση

Ένα ερώτημα που προκύπτει συχνά είναι αν μπορώ να συνεχίσω να δουλεύω όταν δεν έχω αξιόπιστη σύνδεση. Η πρακτική απάντηση εξαρτάται από το αν έχω προετοιμάσει το συγκεκριμένο έγγραφο για χρήση εκτός σύνδεσης. Δεν θεωρώ δεδομένο ότι κάθε αρχείο θα είναι διαθέσιμο με τον ίδιο τρόπο, οπότε πριν από ταξίδι ή μετακίνηση ανοίγω τα έγγραφα που θα χρειαστώ και ελέγχω τις σχετικές επιλογές.

Αυτό το βήμα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για έναν φοιτητή που θέλει να διαβάσει σημειώσεις σε μετακίνηση ή για κάποιον που γράφει σε χώρο με ασταθές δίκτυο. Η προετοιμασία όμως πρέπει να γίνεται πριν φύγω από το σπίτι. Αν περιμένω να ανοίξω το αρχείο την τελευταία στιγμή, μπορεί να βρεθώ χωρίς πρόσβαση στο περιεχόμενο που χρειάζομαι.

Όταν επανέρχεται η σύνδεση, ελέγχω το έγγραφο πριν θεωρήσω ότι ολοκληρώθηκε η εργασία. Σε συνεργατικά αρχεία, ειδικά, θέλω να βεβαιωθώ ότι οι δικές μου αλλαγές εμφανίζονται σωστά και ότι δεν έχει δημιουργηθεί σύγχυση από παράλληλες επεξεργασίες. Αυτή η μικρή επαλήθευση είναι ένας καλός συμβιβασμός ανάμεσα στην ευκολία και την προσοχή.

Χρήσιμες δυνατότητες πέρα από την απλή πληκτρολόγηση

Η αξία του δεν περιορίζεται στο να γράφω λέξεις. Μπορώ να οργανώσω ένα κείμενο με επικεφαλίδες, να προσθέσω σχόλια για μελλοντικές αλλαγές και να κρατήσω μια πιο καθαρή δομή από μια απλή πρόχειρη σημείωση. Για μια εργασία, αυτό σημαίνει ότι μπορώ να ξεκινήσω με σκελετό, να συμπληρώσω κάθε ενότητα ξεχωριστά και να κάνω τελικό έλεγχο χωρίς να ψάχνω μέσα σε ένα ενιαίο μπλοκ κειμένου.

Ένα λιγότερο προφανές πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα να χρησιμοποιώ το ίδιο αρχείο ως «ζωντανό» σχέδιο. Για παράδειγμα, σε μια μετακόμιση μπορώ να έχω ενότητες για δωμάτια, εκκρεμότητες και ημερομηνίες, αντί να δημιουργώ δεκάδες μικρές σημειώσεις. Όταν κάτι ολοκληρωθεί, το ενημερώνω στο ίδιο σημείο. Έτσι το έγγραφο γίνεται ένας απλός πίνακας πορείας, χωρίς να χρειάζομαι πιο σύνθετο εργαλείο διαχείρισης έργων.

Ένα δεύτερο πρακτικό κόλπο είναι να κρατώ στην αρχή κάθε μεγαλύτερου εγγράφου μια σύντομη σύνοψη και τα επόμενα βήματα. Όταν επιστρέφω μετά από μέρες, δεν χρειάζεται να ξαναδιαβάσω ολόκληρο το κείμενο για να θυμηθώ πού είχα σταματήσει. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε προσχέδια, αιτήσεις και υλικό που γράφεται τμηματικά.

Για την κοινή εργασία, προτιμώ να συμφωνώ από πριν με τους άλλους για το τι σημαίνει «έτοιμο». Το ίδιο έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιείται ως πρόχειρο, ως χώρος σχολίων και ως τελική έκδοση, αλλά αυτά τα στάδια πρέπει να είναι ξεκάθαρα. Διαφορετικά, η ευκολία της ταυτόχρονης επεξεργασίας μπορεί να αυξήσει αντί να μειώσει την ακαταστασία.

Πώς στέκεται απέναντι στις εναλλακτικές

Σε σύγκριση με μια παραδοσιακή εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου, το δυνατό του σημείο είναι η συνέχεια ανάμεσα στις συσκευές και η συνεργασία. Δεν χρειάζεται να αποφασίζω κάθε φορά ποιο αρχείο θα επισυνάψω ή αν ο άλλος έχει την τελευταία έκδοση. Για άτομα που γράφουν μαζί, αυτό είναι πιο πρακτικό από την αποστολή πολλών αρχείων.

Σε σύγκριση με εφαρμογές απλών σημειώσεων, προσφέρει πιο κατάλληλο περιβάλλον για κείμενα που μεγαλώνουν και χρειάζονται δομή. Αν όμως η ανάγκη μου είναι να καταγράψω μια γρήγορη ιδέα, μια λίστα αγορών ή μια υπενθύμιση, η απλή σημείωση ανοίγει συνήθως πιο γρήγορα και με λιγότερα βήματα.

Απέναντι σε πιο πλήρεις σουίτες γραφείου, η επιλογή εξαρτάται από την πολυπλοκότητα. Για κείμενα, συνεργασία και καθημερινή σύνταξη, βρίσκω το περιβάλλον αρκετό. Για περίπλοκες μακέτες, εξειδικευμένη μορφοποίηση ή εργασία που απαιτεί πολλές προχωρημένες ρυθμίσεις, ένα ισχυρότερο εργαλείο υπολογιστή μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο.

Το γεγονός ότι έχει ξεπεράσει το ένα δισεκατομμύριο εγκαταστάσεις και παραμένει δωρεάν το κάνει εύκολο να το δοκιμάσει σχεδόν οποιοσδήποτε. Παρ’ όλα αυτά, η δημοφιλία δεν πρέπει να αντικαθιστά την προσωπική αξιολόγηση. Αν δεν θέλω να δουλεύω μέσα από λογαριασμό ή αν χρειάζομαι απόλυτα τοπική διαχείριση αρχείων, θα εξετάσω διαφορετική λύση που ταιριάζει καλύτερα στις προτεραιότητές μου.

Για ποιον αξίζει και για ποιον όχι

Θα το πρότεινα σε μαθητές, φοιτητές, εργαζομένους που γράφουν από πολλές συσκευές, μικρές ομάδες και ανθρώπους που θέλουν ένα εύχρηστο μέρος για οργανωμένα κείμενα. Είναι επίσης καλή επιλογή για όποιον ξεκινά τώρα με ψηφιακά έγγραφα και δεν θέλει να μάθει ένα περίπλοκο πρόγραμμα.

Θα ήμουν πιο επιφυλακτικός για κάποιον που γράφει συνεχώς μεγάλα κείμενα μόνο από κινητό, επειδή η πληκτρολόγηση και η μορφοποίηση γίνονται κουραστικές. Το ίδιο ισχύει για επαγγελματίες που χρειάζονται πολύ συγκεκριμένο έλεγχο διάταξης ή για χρήστες που θέλουν ένα εργαλείο χωρίς σύνδεση με λογαριασμό και κοινόχρηστο περιβάλλον.

Η εφαρμογή κυκλοφόρησε στις 30 Απριλίου 2014 και έχει πλέον ωριμάσει αρκετά ως καθημερινό εργαλείο. Η ηλικιακή σήμανση PEGI 3 την κάνει κατάλληλη από πλευράς περιεχομένου για ευρύ κοινό, αλλά η πραγματική καταλληλότητα εξαρτάται πάντα από το είδος των εγγράφων που δημιουργεί κάθε χρήστης και από το πώς χειρίζεται την κοινή χρήση.

Συνολικά, η δική μου γνώμη είναι θετική, αλλά όχι άκριτη. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα είναι ο συνδυασμός απλότητας, συνέχειας και συνεργασίας, ενώ ο βασικός περιορισμός είναι ότι η εμπειρία στο κινητό δεν μπορεί να αντικαταστήσει ένα πλήρες περιβάλλον εργασίας για απαιτητικά έγγραφα.

Αν θέλεις να γράφεις, να διορθώνεις και να οργανώνεις κείμενα χωρίς να εξαρτάσαι από μία μόνο συσκευή, θα το δοκίμαζα πρώτο. Θα πρόσεχα όμως τα δικαιώματα κοινής χρήσης, τον λογαριασμό που χρησιμοποιώ και την προετοιμασία για εργασία εκτός σύνδεσης. Με αυτές τις συνήθειες, τα Έγγραφα Google παραμένουν μια αξιόπιστη δωρεάν επιλογή παραγωγικότητας, αρκεί να τα χρησιμοποιείς για αυτό που κάνουν καλύτερα και να μην περιμένεις να λειτουργήσουν ως πλήρης αντικαταστάτης κάθε άλλου εργαλείου γραφείου.