Jotform - Form, Sign & Survey

Ανάλυση από Appcrazy

Αν χρειάζεσαι να φτιάχνεις φόρμες, να μαζεύεις απαντήσεις και να οργανώνεις ηλεκτρονικές υπογραφές χωρίς να κάθεσαι μπροστά σε υπολογιστή, το Jotform - Form, Sign & Survey είναι από τις εφαρμογές που αξίζει να δοκιμάσεις. Το χρησιμοποίησα σαν εργαλείο καθημερινής δουλειάς και η βασική μου εντύπωση είναι ότι προσπαθεί να μεταφέρει μεγάλο μέρος της διαδικασίας από τον browser στο κινητό, χωρίς να περιορίζεται σε απλές δημοσκοπήσεις.

Η εφαρμογή ανήκει στην κατηγορία των επιχειρηματικών εργαλείων και έχει δημιουργηθεί από την Jotform Inc. Είναι δωρεάν για εγκατάσταση, απευθύνεται σε όλους από τριών ετών και πάνω, ενώ η τρέχουσα έκδοση είναι η 2.13.2 για συσκευές με Android 7.0 ή νεότερο. Η εικόνα της στο Google Play είναι ιδιαίτερα δυνατή, με μέσο όρο 4,8 από περίπου 28 χιλιάδες αξιολογήσεις και πάνω από ένα εκατομμύριο εγκαταστάσεις.

Πώς είναι η σημερινή εμπειρία χρήσης

Το πρώτο πράγμα που εκτιμώ είναι ότι το Jotform δεν αντιμετωπίζει τη φόρμα ως ένα απλό πεδίο επικοινωνίας. Μπορεί να γίνει αίτηση συμμετοχής, φόρμα εγγραφής, ερωτηματολόγιο πελατών, έντυπο παραγγελίας ή έγγραφο που χρειάζεται υπογραφή. Αυτό αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο το χρησιμοποιείς: δεν ανοίγεις την εφαρμογή μόνο για να δεις απαντήσεις, αλλά για να συνεχίσεις μια μικρή διαδικασία εργασίας από την αρχή μέχρι το τέλος.

Η δημιουργία μιας φόρμας γίνεται πιο πρακτική όταν ξέρεις από πριν τι θέλεις να συλλέξεις. Για παράδειγμα, σε μια μικρή ομάδα θα ξεκινούσα με ονοματεπώνυμο, email, επιλογή υπηρεσίας και ένα πεδίο σχολίων. Μετά θα έλεγχα τη σειρά των ερωτήσεων από την οθόνη του κινητού και θα έκανα μια δοκιμαστική συμπλήρωση πριν τη μοιραστώ. Αυτή η τελευταία κίνηση είναι σημαντική, επειδή στο μικρότερο περιβάλλον του τηλεφώνου είναι εύκολο να μην αντιληφθείς ένα λάθος στη διατύπωση ή μια περιττή ερώτηση.

Η δυνατότητα συλλογής δεδομένων σε λειτουργία kiosk είναι ένα από τα πιο ενδιαφέροντα σημεία της εφαρμογής. Σε ένα γραφείο υποδοχής, σε μια εκδήλωση ή σε έναν χώρο όπου οι επισκέπτες συμπληρώνουν μόνοι τους στοιχεία, ένα tablet μπορεί να λειτουργεί σαν σταθερό σημείο καταχώρισης. Εκεί το Jotform έχει διαφορετική αξία από μια συνηθισμένη εφαρμογή σημειώσεων ή από ένα απλό online ερωτηματολόγιο, επειδή η διαδικασία σχεδιάζεται εξαρχής για επαναλαμβανόμενες συμπληρώσεις.

Στην πράξη, όμως, η λειτουργία kiosk θέλει καλή προετοιμασία. Δεν θα άφηνα ποτέ μια φόρμα σε δημόσιο χώρο χωρίς να την περάσω πρώτα σαν επισκέπτης. Έλεγξε αν τα πεδία είναι κατανοητά, αν η υποβολή ολοκληρώνεται χωρίς σύγχυση και αν δεν ζητάς περισσότερα προσωπικά στοιχεία από όσα χρειάζεσαι. Η εφαρμογή μπορεί να διευκολύνει τη συλλογή, αλλά η ποιότητα και η υπευθυνότητα της διαδικασίας παραμένουν δική σου δουλειά.

Διαφημίσεις

Μια ρεαλιστική χρήση στην καθημερινή εργασία

Ας υποθέσουμε ότι διαχειρίζεσαι ένα μικρό σεμινάριο. Πριν από την εκδήλωση, δημιουργείς μια φόρμα εγγραφής με στοιχεία επικοινωνίας, επιλογή θέσης και πιθανές ανάγκες του συμμετέχοντα. Στην είσοδο, χρησιμοποιείς μια δεύτερη φόρμα για επιβεβαίωση παρουσίας. Αν χρειάζεται συγκατάθεση ή υπογραφή, μπορείς να εντάξεις το αντίστοιχο βήμα στη διαδικασία αντί να μοιράζεις χαρτιά και να μεταφέρεις αργότερα τα στοιχεία σε υπολογιστικό φύλλο.

Αυτό το σενάριο δείχνει τη βασική δύναμη του Jotform: μειώνει τις μικρές μετακινήσεις ανάμεσα σε διαφορετικά εργαλεία. Δεν χρειάζεται να κρατάς πρόχειρες σημειώσεις, να φωτογραφίζεις έντυπα και να πληκτρολογείς ξανά τα ίδια δεδομένα. Για έναν ελεύθερο επαγγελματία, έναν υπεύθυνο ομάδας ή μια μικρή επιχείρηση, αυτή η εξοικονόμηση χρόνου μπορεί να είναι πιο σημαντική από οποιαδήποτε εντυπωσιακή εμφάνιση.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι επίσης χρήσιμη όταν θέλεις να ολοκληρώσεις μια συμφωνία ή μια δήλωση από απόσταση. Θα τη χρησιμοποιούσα για έγγραφα που πρέπει να επιστραφούν γρήγορα, αλλά θα κρατούσα ξεχωριστή διαδικασία για περιπτώσεις όπου απαιτείται αυστηρός νομικός έλεγχος ή ειδική εταιρική συμμόρφωση. Το ότι μια εφαρμογή υποστηρίζει υπογραφές δεν σημαίνει από μόνο του ότι κάθε τύπος εγγράφου ταιριάζει σε κάθε επαγγελματικό περιβάλλον.

Τι έχει βελτιωθεί και τι σημαίνει για τους παλιούς χρήστες

Η έκδοση 2.13.2 δείχνει ένα προϊόν που συνεχίζει να συντηρείται και να εξελίσσεται, αντί να μένει σε μια στατική μορφή. Για κάποιον που χρησιμοποιεί ήδη το Jotform, αυτό έχει πρακτική σημασία: η εφαρμογή παραμένει συμβατή με ένα αρκετά παλιό όριο Android, αλλά ταυτόχρονα προσφέρει μια σύγχρονη εμπειρία σε νεότερες συσκευές. Δεν θα περίμενα, βέβαια, κάθε ενημέρωση να αλλάζει θεαματικά την καθημερινή χρήση.

Η εξέλιξη μιας τέτοιας εφαρμογής φαίνεται περισσότερο στη σταθερότητα της ροής παρά σε ένα μεγάλο νέο κουμπί. Όταν δημιουργείς, μοιράζεσαι και ελέγχεις φόρμες συχνά, μικρές βελτιώσεις στη διαχείριση ή στην πλοήγηση μπορούν να κάνουν διαφορά. Το σημαντικό είναι να μην αντιμετωπίζεις την ενημέρωση ως εγγύηση ότι μια παλιά, περίπλοκη φόρμα θα γίνει αυτόματα καλύτερη. Αν η δομή της είναι μπερδεμένη, χρειάζεται δική σου αναθεώρηση.

Για τους υπάρχοντες χρήστες, θα πρότεινα να ελέγξουν τις βασικές φόρμες τους μετά την ενημέρωση, ειδικά αν χρησιμοποιούνται σε kiosk ή σε διαδικασίες με υπογραφή. Κάνε μια πλήρη δοκιμή από την πλευρά του τελικού χρήστη και όχι μόνο από την πλευρά του δημιουργού. Έλεγξε επίσης αν τα πεδία που θεωρείς υποχρεωτικά είναι πράγματι απαραίτητα. Μια κακή φόρμα δεν διορθώνεται επειδή βρίσκεται στην πιο πρόσφατη έκδοση.

Η υψηλή βαθμολογία και η μεγάλη βάση εγκαταστάσεων δείχνουν ότι το προϊόν έχει βρει κοινό, αλλά δεν τις θεωρώ υποκατάστατο προσωπικής δοκιμής. Η εμπειρία εξαρτάται πολύ από το αν θέλεις μια απλή φόρμα ή ένα πιο σύνθετο workflow. Για μια γρήγορη ερώτηση σε φίλους, πιθανότατα θα προτιμούσα κάτι ελαφρύτερο. Για επαναλαμβανόμενη συλλογή στοιχείων με συγκεκριμένη σειρά και υπογραφή, το Jotform είναι σαφώς πιο ταιριαστό.

Χρήσιμες τεχνικές και οργανωτικές λεπτομέρειες

Ένα λάθος που έκανα αρχικά ήταν να προσπαθήσω να χωρέσω όλη τη διαδικασία σε μία τεράστια φόρμα. Καλύτερα να χωρίζεις τα βήματα ανάλογα με τον σκοπό τους. Μια φόρμα εγγραφής δεν χρειάζεται να γίνει ταυτόχρονα αναλυτικό ερωτηματολόγιο ικανοποίησης και αίτηση υπογραφής, εκτός αν υπάρχει πραγματικός λόγος. Όσο μεγαλώνει η φόρμα, τόσο αυξάνεται η πιθανότητα ο χρήστης να εγκαταλείψει ή να απαντήσει βιαστικά.

Μια δεύτερη πρακτική συμβουλή είναι να σχεδιάζεις πρώτα τη διαδρομή και μετά τα πεδία. Σημείωσε τι θέλεις να συμβεί μετά την υποβολή, ποιος θα διαβάσει τις απαντήσεις και ποιο στοιχείο είναι απαραίτητο για το επόμενο βήμα. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεις να συλλέγεις πληροφορίες απλώς επειδή υπάρχει διαθέσιμο πεδίο. Η καλύτερη φόρμα δεν είναι η πιο μεγάλη· είναι αυτή που ζητά ακριβώς ό,τι χρειάζεται.

Σε δημόσια χρήση, θα κρατούσα τη γλώσσα όσο πιο απλή γίνεται. Μην γράφεις «παρακαλούμε καταχωρίστε τα στοιχεία ταυτοποίησης του αιτούντος» όταν μπορείς να πεις «γράψε το ονοματεπώνυμό σου». Η διαφορά φαίνεται ιδιαίτερα σε kiosk, όπου ο χρήστης δεν έχει κάποιον υπάλληλο δίπλα του να εξηγήσει τι σημαίνει κάθε ερώτηση.

Για υπογραφές, θα έβαζα τα κρίσιμα στοιχεία πριν από το τελικό βήμα και θα άφηνα χώρο για έλεγχο. Ο υπογράφων πρέπει να καταλαβαίνει τι επιβεβαιώνει, όχι να φτάνει σε μια οθόνη με ασαφή οδηγία. Αν το έγγραφο είναι σημαντικό, κράτησε εσωτερικά μια σαφή διαδικασία για το ποιος το ελέγχει και πώς παρακολουθείται η ολοκλήρωσή του. Η εφαρμογή βοηθά στη ροή, αλλά δεν αντικαθιστά την οργάνωση μιας επιχείρησης.

Πού υπερέχει απέναντι στις συνηθισμένες εναλλακτικές

Σε σχέση με ένα απλό εργαλείο δημοσκοπήσεων, το Jotform έχει πιο ευρύ πεδίο χρήσης, επειδή συνδυάζει φόρμες, έγγραφα ηλεκτρονικής υπογραφής και συλλογή δεδομένων. Σε σχέση με ένα υπολογιστικό φύλλο, προσφέρει πιο ελεγχόμενη εμπειρία για το άτομο που συμπληρώνει τα στοιχεία. Δεν χρειάζεται να βλέπει γραμμές και στήλες ή να φοβάται ότι θα αλλάξει κατά λάθος κάτι που αφορά άλλον χρήστη.

Απέναντι σε μια φόρμα που φτιάχνεται αποκλειστικά από υπολογιστή, το πλεονέκτημα είναι η κινητικότητα. Μπορείς να ελέγξεις μια υποβολή ενώ βρίσκεσαι εκτός γραφείου ή να προετοιμάσεις μια μικρή αλλαγή πριν από μια συνάντηση. Από την άλλη, για πολύπλοκη σχεδίαση, πολλές ρυθμίσεις και εκτεταμένο έλεγχο περιεχομένου, η μεγάλη οθόνη παραμένει πιο άνετη. Δεν θα επέλεγα το κινητό ως μοναδικό περιβάλλον για να χτίσω ένα ογκώδες σύστημα.

Υπάρχει και το οικονομικό ζήτημα. Η εφαρμογή διατίθεται δωρεάν, όμως οι αγορές εντός εφαρμογής κυμαίνονται από 35,00 € έως 940,00 € όταν η χρέωση γίνεται μέσω του Play. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ξεκαθαρίσεις από νωρίς ποιο επίπεδο χρήσης χρειάζεσαι. Για μια περιστασιακή φόρμα, η δωρεάν είσοδος είναι ελκυστική. Για συνεχή επαγγελματική χρήση, χρειάζεται να εξετάσεις προσεκτικά το κόστος πριν μεταφέρεις όλη τη διαδικασία σου εκεί.

Τα σημεία που θέλουν προσοχή

Το πρώτο μειονέκτημα είναι η πιθανότητα υπερβολής. Επειδή η εφαρμογή μπορεί να καλύψει πολλά διαφορετικά σενάρια, είναι εύκολο να δημιουργήσεις φόρμες με περισσότερα βήματα από όσα αντέχει ο χρήστης. Η ευελιξία είναι πλεονέκτημα μόνο όταν συνοδεύεται από πειθαρχία στον σχεδιασμό.

Το δεύτερο αφορά την επιλογή εργαλείου για πολύ μικρές ανάγκες. Αν θέλεις απλώς να ρωτήσεις μια παρέα ποια ημέρα τη βολεύει ή να κρατήσεις μια γρήγορη λίστα, το Jotform μπορεί να σου φανεί βαρύτερο από όσο χρειάζεται. Θα προτιμούσα μια απλούστερη λύση όταν δεν υπάρχει διαδικασία, υπογραφή ή ανάγκη συστηματικής συλλογής.

Το τρίτο είναι η προσαρμογή της ομάδας. Μια φόρμα μπορεί να είναι τεχνικά έτοιμη, αλλά οι συνεργάτες σου πρέπει να ξέρουν ποιος την ελέγχει, ποιος απαντά στους συμμετέχοντες και τι γίνεται όταν λείπει κάποιο στοιχείο. Αν δεν συμφωνήσετε σε αυτά, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι ένας σωρός απαντήσεων χωρίς ξεκάθαρη συνέχεια.

Θα ήθελα επίσης να βλέπω κάθε χρήστη να σκέφτεται από πριν την προστασία των δεδομένων που συλλέγει. Μην ζητάς ευαίσθητες πληροφορίες χωρίς σαφή ανάγκη και ενημέρωση. Για μια μικρή επιχείρηση αυτό είναι εύκολο να παραμεληθεί, ειδικά όταν η δημιουργία της φόρμας γίνεται γρήγορα από το κινητό.

Τι αξίζει να παρακολουθείς στις επόμενες ενημερώσεις

Με την τρέχουσα έκδοση, θα παρακολουθούσα κυρίως το πόσο ομαλά συνδέονται οι τρεις βασικές χρήσεις: δημιουργία φόρμας, συλλογή απαντήσεων και ηλεκτρονική υπογραφή. Αν αυτά παραμένουν ξεχωριστά και απαιτούν πολλές μετακινήσεις, η εμπειρία κουράζει. Αντίθετα, μια πιο ενιαία ροή θα έκανε την εφαρμογή ακόμη πιο χρήσιμη για μικρές ομάδες.

Θα έδινα προσοχή και στην εμπειρία kiosk. Εκεί η αξιοπιστία, η καθαρή επαναφορά για τον επόμενο επισκέπτη και η απλότητα των οδηγιών είναι σημαντικότερα από τις εντυπωσιακές επιλογές εμφάνισης. Όποιος σκέφτεται να χρησιμοποιήσει tablet σε υποδοχή ή εκδήλωση, καλό είναι να κάνει δοκιμές σε πραγματικές συνθήκες και όχι μόνο στο γραφείο.

Τέλος, θα παρακολουθούσα τις αλλαγές που επηρεάζουν το κόστος και τη διαχείριση για επαγγελματικές ομάδες. Η δωρεάν εγκατάσταση είναι καλό σημείο εκκίνησης, αλλά η αξία κρίνεται από το αν η πληρωμένη χρήση παραμένει λογική για τον όγκο και τη συχνότητα των εργασιών σου. Δεν θα αναβάθμιζα απλώς για να αποκτήσω περισσότερες δυνατότητες· θα το έκανα μόνο αν λύνουν συγκεκριμένο πρόβλημα.

Η δική μου τελική εκτίμηση

Μετά τη χρήση του, θεωρώ το Jotform - Form, Sign & Survey καλή επιλογή για επαγγελματίες, μικρές επιχειρήσεις, διοργανωτές και ομάδες που χρειάζονται κάτι περισσότερο από μια απλή έρευνα. Το δυνατό του σημείο είναι ότι μετατρέπει το κινητό σε εργαλείο δημιουργίας και διαχείρισης διαδικασιών, ειδικά όταν εμπλέκονται εγγραφές, συλλογή πληροφοριών, kiosk και υπογραφές.

Δεν θα το πρότεινα σε κάποιον που θέλει μόνο μια πολύ απλή ερώτηση ή σε μια ομάδα που δεν είναι έτοιμη να οργανώσει ποιος κάνει τι με τις απαντήσεις. Εκεί μια πιο λιτή εφαρμογή θα είναι γρηγορότερη και πιθανόν πιο ξεκούραστη. Αν όμως θέλεις να αντικαταστήσεις επαναλαμβανόμενα χαρτιά και χειροκίνητη καταχώριση, το Jotform έχει ουσιαστικό πλεονέκτημα.

Η δική μου συμβουλή είναι να ξεκινήσεις με μία πραγματική, μικρή διαδικασία και όχι με ολόκληρη την επιχείρησή σου. Φτιάξε μια σύντομη φόρμα, δοκίμασέ την από την πλευρά του χρήστη, πρόσθεσε υπογραφή μόνο αν χρειάζεται και μέτρησε πόσο πιο καθαρή γίνεται η ροή. Αν το αποτέλεσμα σε γλιτώνει από διπλή δουλειά χωρίς να μπερδεύει τους ανθρώπους που τη συμπληρώνουν, τότε έχεις βρει μια εφαρμογή που μπορεί να σου φανεί πραγματικά χρήσιμη.