MobiOffice: Word, Sheets, PDF

Ανάλυση από Appcrazy

Το πρόβλημα με τα έγγραφα στο κινητό δεν είναι συνήθως η δημιουργία τους από το μηδέν. Είναι η στιγμή που κάποιος σου στέλνει ένα αρχείο Word, ένα φύλλο Excel ή μια παρουσίαση PowerPoint ενώ βρίσκεσαι μακριά από τον υπολογιστή, και πρέπει να το ανοίξεις, να το διορθώσεις και να το επιστρέψεις χωρίς να μπλέξεις με πολλές διαφορετικές εφαρμογές. Εκεί δοκίμασα το MobiOffice: Word, Sheets, PDF και η βασική του αξία έγινε γρήγορα ξεκάθαρη: συγκεντρώνει τις συνηθισμένες εργασίες γραφείου σε ένα περιβάλλον, μαζί με εργαλεία για PDF.

Δεν το είδα ως πλήρη αντικατάσταση ενός υπολογιστή. Το κινητό δεν είναι ιδανικό για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα ή για λεπτομερή μορφοποίηση παρουσιάσεων. Το είδα περισσότερο σαν πρακτικό γραφείο τσέπης, για τις στιγμές που χρειάζεσαι άμεση πρόσβαση και όχι ολόκληρο το γραφείο σου πάνω στην οθόνη. Αυτή η διάκριση είναι σημαντική, γιατί εξηγεί τόσο τα δυνατά του σημεία όσο και τα όριά του.

Ένα ενιαίο εργαλείο για έγγραφα, φύλλα, παρουσιάσεις και PDF

Το MobiOffice ανήκει στην κατηγορία των εφαρμογών επιχειρηματικότητας και αναπτύσσεται από τη MobiSystems. Διατίθεται δωρεάν, έχει αξιολόγηση 4,6 από περισσότερες από ένα εκατομμύριο αξιολογήσεις και έχει ξεπεράσει τις εκατό εκατομμύρια εγκαταστάσεις. Αυτή η ευρεία χρήση δεν σημαίνει από μόνη της ότι ταιριάζει σε όλους, αλλά δείχνει ότι έχει καταφέρει να καλύψει μια πραγματική ανάγκη: την επεξεργασία αρχείων Office από κινητό ή tablet.

Η εφαρμογή λειτουργεί σε συσκευές με Android 7.0 ή νεότερο και έχει ηλικιακή σήμανση PEGI 3. Η τρέχουσα έκδοση είναι η 16.1.58775, ενώ η αρχική κυκλοφορία της τοποθετείται στις 22 Δεκεμβρίου 2011. Η μακρά παρουσία της εξηγεί γιατί δεν μοιάζει με πρόχειρο πρόγραμμα προβολής αρχείων. Είναι σχεδιασμένη γύρω από επαναλαμβανόμενες εργασίες: άνοιγμα, διόρθωση, αποθήκευση, αποστολή και μετατροπή εγγράφων.

Στην πράξη, η εφαρμογή καλύπτει τρεις βασικούς τύπους αρχείων Office: έγγραφα Word, φύλλα Excel και παρουσιάσεις PowerPoint. Παράλληλα, διαθέτει πρόγραμμα επεξεργασίας PDF. Το σημαντικό δεν είναι απλώς ότι υπάρχουν όλα σε ένα εικονίδιο. Είναι ότι μειώνεται η ανάγκη να θυμάμαι ποια εφαρμογή χρειάζομαι κάθε φορά που πατάω ένα συνημμένο σε email ή σε μια συνομιλία.

Η πρώτη ρύθμιση που αξίζει να κάνεις

Το πρώτο χρήσιμο βήμα είναι να αποφασίσεις πώς θα χρησιμοποιείς την εφαρμογή. Αν θέλεις μόνο να ανοίγεις αρχεία που λαμβάνεις, μπορείς να ξεκινήσεις απλά, χωρίς να μετατρέψεις το κινητό σε πλήρες σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Αν όμως σκοπεύεις να δουλεύεις συχνά, βοηθά να οργανώσεις από νωρίς τους φακέλους σου και να κρατάς ξεχωριστά τα αρχεία που είναι σε εξέλιξη από εκείνα που έχουν ήδη σταλεί.

Διαφημίσεις

Αυτό ακούγεται αυτονόητο, αλλά στο κινητό η ακαταστασία δημιουργείται γρήγορα. Ένα έγγραφο μπορεί να έρθει από email, να αποθηκευτεί από μια εφαρμογή μηνυμάτων και μετά να τροποποιηθεί ξανά. Η καλύτερη πρακτική που κράτησα είναι να ανοίγω το αρχείο, να ελέγχω αμέσως το όνομά του και να αποθηκεύω ένα νέο αντίγραφο όταν η αλλαγή είναι σημαντική. Έτσι αποφεύγεται το κλασικό λάθος να σταλεί κατά λάθος μια παλιότερη εκδοχή.

Σε tablet ή σε κινητό με μεγαλύτερη οθόνη η εμπειρία γίνεται αισθητά πιο άνετη. Για σύντομες αλλαγές, το πληκτρολόγιο αφής αρκεί. Για μεγαλύτερα κείμενα, όμως, ένα εξωτερικό πληκτρολόγιο κάνει μεγαλύτερη διαφορά από οποιαδήποτε ρύθμιση μέσα στην εφαρμογή. Το MobiOffice μπορεί να σε βγάλει από μια δύσκολη στιγμή, αλλά η ταχύτητα πληκτρολόγησης εξακολουθεί να εξαρτάται από τη συσκευή.

Ρίξτε μια ματιά στο ιστολόγιό μας

Έγγραφα Word χωρίς να ανοίξεις υπολογιστή

Στα έγγραφα κειμένου, το πιο χρήσιμο σενάριο είναι η γρήγορη διόρθωση. Μπορείς να ανοίξεις ένα αρχείο, να αλλάξεις μια παράγραφο, να διορθώσεις ένα όνομα ή μια ημερομηνία και να το επιστρέψεις χωρίς να περιμένεις να βρεθείς μπροστά σε υπολογιστή. Για ένα σύντομο βιογραφικό, ένα ενημερωμένο σημείωμα, μια προσφορά ή ένα έγγραφο που χρειάζεται τελευταίο έλεγχο, αυτό εξοικονομεί πραγματικό χρόνο.

Η μεγάλη παγίδα στην επεξεργασία Word από κινητό είναι η μορφοποίηση. Όσο πιο σύνθετο είναι το αρχείο, με πολλούς πίνακες, ειδικές γραμματοσειρές, εικόνες και λεπτομερή διάταξη, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να ελέγξεις τα πάντα σε μικρή οθόνη. Για αυτό χρησιμοποιώ την εφαρμογή κυρίως για περιεχόμενο και στοχευμένες αλλαγές, όχι για να ξανασχεδιάσω ένα πολυσέλιδο έγγραφο από την αρχή.

Ένα χρήσιμο κόλπο είναι να διαβάζεις το έγγραφο μία φορά χωρίς να επεξεργάζεσαι τίποτα. Μετά επιστρέφεις μόνο στα σημεία που χρειάζονται αλλαγή. Η συνεχής εναλλαγή ανάμεσα σε πληκτρολόγηση, κύλιση και μορφοποίηση αυξάνει τα λάθη. Το MobiOffice είναι πιο αποτελεσματικό όταν το χρησιμοποιείς για συγκεκριμένη εργασία και όχι όταν προσπαθείς να κάνεις ταυτόχρονα επιμέλεια, σχεδιασμό και τελικό έλεγχο.

Φύλλα Excel για γρήγορες αποφάσεις και ελέγχους

Τα φύλλα εργασίας είναι ο τομέας όπου η φορητότητα έχει ιδιαίτερη αξία. Ένα απλό οικονομικό αρχείο, ένας κατάλογος, μια λίστα παραγγελιών ή ένα πρόγραμμα εργασιών μπορεί να ελεγχθεί γρήγορα από το κινητό. Αν κάποιος σου ζητήσει να επιβεβαιώσεις ένα ποσό ή να διορθώσεις μια καταχώριση, δεν χρειάζεται να περιμένεις μέχρι να επιστρέψεις στο γραφείο.

Ταυτόχρονα, δεν θα πρότεινα να διαχειρίζεσαι μεγάλα και περίπλοκα φύλλα αποκλειστικά από εδώ. Η οριζόντια κύλιση, οι μικρές κυψέλες και η ανάγκη να ελέγχεις τύπους σε περιορισμένο χώρο δημιουργούν τριβή. Για μια γρήγορη αλλαγή το αποτέλεσμα είναι καλό. Για οικονομικό μοντέλο με πολλά φύλλα, εξαρτήσεις και λεπτομερή έλεγχο, ο υπολογιστής παραμένει σαφώς καλύτερη επιλογή.

Ένα πρακτικό σενάριο είναι η εργασία εκτός γραφείου. Φαντάσου ότι έχεις μια λίστα αποθέματος και βρίσκεσαι σε αποθήκη ή σε κατάστημα. Μπορείς να ανοίξεις το φύλλο, να ενημερώσεις τις ποσότητες και να ελέγξεις τις βασικές τιμές επιτόπου. Η αξία εδώ δεν είναι ότι το κινητό μετατρέπεται σε πλήρες λογιστήριο, αλλά ότι η πληροφορία ενημερώνεται τη στιγμή που τη χρειάζεσαι.

Για να περιορίσεις τα λάθη, αποφεύγω τις μεγάλες αλλαγές με ένα χέρι. Μεγαλώνω την προβολή, ελέγχω τη γραμμή ή τη στήλη πριν γράψω και αποθηκεύω μόνο αφού ξαναδιαβάσω την τροποποιημένη τιμή. Σε φύλλα με τύπους, δεν θεωρώ ποτέ αρκετό το ότι εμφανίζεται ένα αποτέλεσμα. Ελέγχω και τα γειτονικά δεδομένα, επειδή μια λάθος επιλογή κυψέλης μπορεί να περάσει απαρατήρητη σε μικρή οθόνη.

Παρουσιάσεις και PDF στην καθημερινή ροή

Η υποστήριξη παρουσιάσεων είναι χρήσιμη κυρίως για έλεγχο και μικρές διορθώσεις. Πριν από μια συνάντηση, μπορώ να ανοίξω τις διαφάνειες, να δω αν η σειρά είναι σωστή και να διορθώσω ένα εμφανές λάθος. Αυτό είναι πολύ πιο πρακτικό από το να ψάχνω ξεχωριστό πρόγραμμα μόνο για μια παρουσίαση που έλαβα τελευταία στιγμή.

Ωστόσο, η δημιουργία μιας προσεγμένης παρουσίασης από κινητό θέλει υπομονή. Η σύνθεση διαφανειών βασίζεται σε οπτικές λεπτομέρειες, και η μικρή οθόνη δυσκολεύει την ευθυγράμμιση αντικειμένων και την αξιολόγηση της συνολικής εικόνας. Για πρόχειρη προετοιμασία ή γρήγορη αλλαγή, το εργαλείο είναι χρήσιμο. Για παρουσίαση που θα κριθεί από τον σχεδιασμό της, θα προτιμούσα μεγαλύτερη οθόνη.

Στα PDF, η εφαρμογή αποκτά διαφορετικό ρόλο. Ένα PDF συχνά δεν χρειάζεται πλήρη επεξεργασία· χρειάζεται ανάγνωση, διόρθωση ή γρήγορη προσαρμογή πριν σταλεί. Το ενσωματωμένο εργαλείο PDF μειώνει τα βήματα και κρατά τη διαδικασία μέσα στην ίδια εφαρμογή. Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό όταν ένα έγγραφο ξεκινά ως αρχείο Word και καταλήγει σε μορφή PDF για αποστολή.

Η δική μου πρακτική είναι να κρατώ το αρχικό επεξεργάσιμο αρχείο ξεχωριστά από το PDF που προορίζεται για διανομή. Το PDF είναι κατάλληλο ως τελική μορφή, αλλά δεν πρέπει να λειτουργεί ως μοναδικό αντίγραφο εργασίας. Όταν χρειάζεται να αλλάξουν πολλά σημεία, επιστρέφω στο αρχικό έγγραφο αντί να προσπαθώ να κάνω εκτεταμένες αλλαγές στο PDF από το κινητό.

Πώς μειώνει τα βήματα σε πραγματικές περιστάσεις

Η πιο πειστική χρήση για μένα ήταν ένα συνηθισμένο σενάριο: έλαβα ένα έγγραφο σε email λίγο πριν φύγω, εντόπισα μια λανθασμένη πληροφορία, το διόρθωσα από το τηλέφωνο και το ετοίμασα για αποστολή. Χωρίς ενιαία εφαρμογή, θα έπρεπε να βρω πρόγραμμα για Word, άλλο για PDF και πιθανώς διαφορετικό εργαλείο για να ελέγξω την τελική μορφή. Εδώ η διαδρομή ήταν πιο σύντομη και με λιγότερες πιθανότητες να χαθεί το αρχείο.

Αυτό είναι το βασικό πλεονέκτημα απέναντι σε λύσεις που χωρίζουν τις εργασίες σε ξεχωριστές εφαρμογές. Οι επιμέρους εφαρμογές μπορεί να είναι ισχυρότερες σε έναν συγκεκριμένο τύπο αρχείου, αλλά η εναλλαγή κοστίζει χρόνο. Το MobiOffice κερδίζει όταν η ανάγκη είναι μικτή: λίγο κείμενο, μια σύντομη ματιά σε φύλλο, έλεγχος παρουσίασης και ανάγνωση PDF μέσα στην ίδια ημέρα.

Απέναντι σε διαδικτυακές σουίτες γραφείου, η διαφορά βρίσκεται κυρίως στη ροή εργασίας. Οι online υπηρεσίες είναι εξαιρετικές όταν συνεργάζονται πολλά άτομα πάνω στο ίδιο αρχείο και όταν χρειάζεσαι συνεχή συνεργασία. Το MobiOffice μου φαίνεται πιο βολικό για ατομική χρήση, γρήγορες διορθώσεις και αρχεία που ήδη βρίσκονται στη συσκευή. Αν η ομάδα σου βασίζεται σε ταυτόχρονη επεξεργασία και σχόλια, μια συνεργατική πλατφόρμα ίσως είναι καταλληλότερη.

Απέναντι στις επίσημες εφαρμογές της Microsoft, η επιλογή είναι λιγότερο απόλυτη. Οι επίσημες εφαρμογές μπορεί να προτιμηθούν από χρήστες που θέλουν την πιο άμεση συνέχεια με το περιβάλλον του υπολογιστή τους ή χρησιμοποιούν έντονα υπηρεσίες της Microsoft. Το MobiOffice έχει νόημα για όποιον θέλει ένα ενιαίο πακέτο, χωρίς να εγκαθιστά ξεχωριστό εργαλείο για κάθε μορφή αρχείου.

Ένα ακόμη σημείο που αξίζει προσοχή είναι η αποθήκευση. Δεν αντιμετωπίζω την εφαρμογή ως μαγικό σύστημα που λύνει από μόνη της την οργάνωση των αρχείων. Πριν στείλω ένα επεξεργασμένο έγγραφο, ελέγχω το όνομα, τη μορφή και το περιεχόμενο. Αν το αρχείο είναι σημαντικό, κρατώ και το προηγούμενο αντίγραφο. Αυτή η μικρή συνήθεια αποτρέπει περισσότερα προβλήματα από οποιοδήποτε επιπλέον κουμπί.

Το κόστος και η τριβή της δωρεάν χρήσης

Η εφαρμογή ξεκινά χωρίς χρέωση, κάτι που την κάνει εύκολη δοκιμή για περιστασιακή χρήση. Υπάρχουν αγορές μέσα στην εφαρμογή από 1,43 € έως 154,99 € όταν η χρέωση γίνεται μέσω του Play. Για αυτό δεν θα εγκαθιστούσα την εφαρμογή θεωρώντας ότι κάθε δυνατότητα θα παραμείνει απαραίτητα διαθέσιμη χωρίς κόστος. Θα τη δοκίμαζα πρώτα με τα πραγματικά αρχεία που χρησιμοποιώ και θα έβλεπα αν η δωρεάν εμπειρία καλύπτει τη συγκεκριμένη ανάγκη μου.

Η οικονομική απόφαση εξαρτάται από τη συχνότητα χρήσης. Αν ανοίγεις ένα έγγραφο μία φορά τον μήνα, η δωρεάν πρόσβαση μπορεί να είναι αρκετή. Αν εργάζεσαι καθημερινά με αρχεία και χρειάζεσαι πιο προχωρημένες δυνατότητες, πρέπει να εξετάσεις προσεκτικά τι περιλαμβάνει η επιλογή που εμφανίζεται στη δική σου συσκευή πριν πληρώσεις. Δεν θα πλήρωνα αυτόματα μόνο και μόνο επειδή η εφαρμογή συγκεντρώνει πολλές λειτουργίες.

Υπάρχει επίσης η τυπική τριβή της εργασίας σε κινητό: μικρό πληκτρολόγιο, περιορισμένη επιφάνεια, δυσκολία στην επιλογή ακριβών σημείων και περισσότερη ανάγκη για έλεγχο. Αυτά δεν είναι ελαττώματα αποκλειστικά του MobiOffice, αλλά επηρεάζουν άμεσα την εμπειρία. Η εφαρμογή αφαιρεί τα βήματα ανάμεσα στο αρχείο και στη διόρθωση· δεν αφαιρεί τους περιορισμούς της οθόνης αφής.

Ποιος θα το εκτιμήσει και ποιος θα προτιμήσει κάτι άλλο

Θα το πρότεινα σε φοιτητές, ελεύθερους επαγγελματίες, εργαζόμενους που μετακινούνται και μικρές ομάδες που χρειάζονται γρήγορη πρόσβαση σε διαφορετικές μορφές εγγράφων. Είναι επίσης πρακτικό για όσους δεν θέλουν να εγκαθιστούν ξεχωριστές εφαρμογές για Word, Excel, PowerPoint και PDF. Η αξία του μεγαλώνει όταν τα αρχεία έρχονται από διαφορετικές πηγές και πρέπει να αντιμετωπιστούν άμεσα.

Δεν θα το επέλεγα ως μοναδικό εργαλείο για επαγγελματική σελιδοποίηση, σύνθετη οικονομική ανάλυση ή καθημερινή συνεργασία πολλών ατόμων στο ίδιο αρχείο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο υπολογιστής, μια πλήρης σουίτα γραφείου ή μια ειδική συνεργατική υπηρεσία προσφέρει πιο άνετο και ελεγχόμενο περιβάλλον. Το ίδιο ισχύει για όποιον ενοχλείται από αγορές μέσα στην εφαρμογή και θέλει εξαρχής ένα απολύτως ξεκάθαρο μοντέλο χρήσης.

Το PEGI 3 δείχνει ότι απευθύνεται σε γενικό κοινό, αλλά ο πραγματικός του χρήστης είναι όποιος χρειάζεται έγγραφα και όχι όποιος ψάχνει απλώς έναν αναγνώστη αρχείων. Αν θέλεις μόνο να βλέπεις PDF, ένα ελαφρύτερο πρόγραμμα μπορεί να είναι πιο απλό. Αν θέλεις να κάνεις λίγο από όλα, το ενιαίο περιβάλλον του MobiOffice έχει σαφές πλεονέκτημα.

Η τελική μου κρίση μετά τη χρήση

Το MobiOffice λύνει ένα επαναλαμβανόμενο και πολύ πρακτικό πρόβλημα: σου επιτρέπει να αντιμετωπίσεις ένα απρόσμενο έγγραφο χωρίς να αναζητήσεις υπολογιστή ή να ανοίξεις τέσσερις διαφορετικές εφαρμογές. Η εξοικονόμηση χρόνου φαίνεται περισσότερο στις μικρές εργασίες παρά στα μεγάλα έργα. Μια διόρθωση, ένας γρήγορος έλεγχος, μια αλλαγή σε φύλλο ή η προετοιμασία ενός PDF γίνονται με λιγότερη τριβή.

Η καλύτερη χρήση του είναι ως φορητό εργαλείο άμεσης επέμβασης, όχι ως πλήρης αντικατάσταση του υπολογιστή. Αυτή είναι η πιο δίκαιη προσδοκία. Όταν το χρησιμοποιώ με αυτόν τον τρόπο, εκτιμώ την ενιαία ροή και την ευελιξία του. Όταν προσπαθώ να κάνω πολύπλοκη μορφοποίηση ή να διαχειριστώ μεγάλο φύλλο από μικρή οθόνη, τα όριά του γίνονται εμφανή.

Με δωρεάν εκκίνηση, υποστήριξη για τα βασικά έγγραφα γραφείου και ενσωματωμένο PDF, αποτελεί μια λογική επιλογή για το κινητό ή το tablet. Θα το εγκαθιστούσα σε συσκευή που χρησιμοποιώ για δουλειά ή σπουδές, θα δοκίμαζα πρώτα τα δικά μου αρχεία και θα κρατούσα έναν απλό κανόνα: σύντομες, επείγουσες και μικτές εργασίες εδώ· σύνθετη παραγωγή και τελικός σχεδιασμός σε μεγαλύτερη οθόνη.